Wer für das neue Jahr eine Datendatei anlegen will, muss Outlook starten und im Menü „Datei“ die Funktion „Kontoeinstellungen“ und dort „Kontoeinstellungen…“ wählen. Als nächstes zum Tab „Datendateien“ wechseln. Es folgt ein Klick auf „Hinzufügen“ und „OK“. Einen Speicherort für die Datendatei auswählen und ihr einen Namen geben, beispielsweise „outlook2014.pst“. Nach dem Hinzufügen der neuen Datendatei zunächst auf „Schließen“ klicken. Nun die neue Datendatei markieren und oben auf „Als Standard festlegen“ klicken. Nach einem Neustart von Outlook ist die neue Einstellung aktiv. Ab sofort verwendet das Mail-Programm die neue Datendatei für Posteingang, Gesendete Elemente und weitere Standardordner.

Wer später irgendwann nicht mehr auf die bisherige Datendatei zugreifen muss, kann sie, ebenfalls über das Fenster „Datendateien“, aus Outlook entfernen. Die *.pst-Datei bleibt dabei auf der Festplatte gespeichert und kann beizeiten archiviert werden, etwa auf eine externe Festplatte.