Digital Was bringt die E-Signatur für Unternehmen?
Die sogenannte Signatur hat ihre sprachlichen Wurzeln im Lateinischen. Signatum bedeutet dabei so viel wie „das Gezeichnete“. Bereits seit mehr als 1.000 Jahren kennzeichnen Menschen wichtige Dokumente mit Unterschriften, Siegeln und Namensstempeln.
Zum einen belegen sie damit ihre Echtheit und zum anderen werden dadurch die getroffenen Vereinbarungen akzeptiert. Im Laufe der Geschichte hat sich die Art und Weise, wie diese Dokumente unterzeichnet werden, ständig verändert und weiterentwickelt. Im Zuge der Digitalisierung wird es nun immer wichtiger, Schriftstücke auch elektronisch unterzeichnen zu können. Doch welche Vorteile gehen damit eigentlich für die Unternehmen einher?
Was ist die elektronische Signatur?
Bei der elektronischen Signatur handelt es sich um ein Verfahren, das es ermöglicht, ein beliebiges Schriftstück rechtssicher und digital zu unterschreiben. Dadurch kann jegliche Art von Vertrag abgeschlossen werden, ohne dass die Dokumente dafür gescannt, ausgedruckt, manuell unterschrieben und als Brief verschickt werden müssen. Da dafür eine sichere Infrastruktur nötig ist, die die digitalen Unterschriften eindeutig überprüfbar macht, werden diese von Spezialisten angeboten. Swisscom Trust Services ermöglicht es, beispielsweise im Gesundheitswesen oder bei Finanztransaktionen über ihre digitalen Signaturen Sicherheit zu gewähren.
Auch persönliche Behördengänge in NRW werden dadurch immer überflüssiger. Das Wirtschafts-Service-Portal.NRW bietet bereits jetzt mehr als 70 Dienstleistungen digital an und ständig werden es mehr.
Um ein solches System innerhalb eines Wirtschaftsraumes zu ermöglichen, sind allerdings entsprechende Verordnungen erforderlich, die dazu beitragen, die Standardisierung des rechtlichen Rahmens für diese Technologie festzulegen. Swisscom Trust Services achtet hier darauf, bei den eigenen Standards möglichst zukunftsfähig aufgestellt zu sein.
Unterschiedliche Signatur-Arten in der Europäischen Union
Innerhalb der Europäischen Union wurde dafür die eIDAS-Verodnung (Electronic Identification And Trust Services) ins Leben gerufen. Das entsprechende Pendant dazu in der Schweiz ist das Schweizer Bundesgesetz ZertES. Bei der eIDAS-Verordnung wird zwischen den folgenden elektronischen Signaturen unterschieden, die sich jeweils für unterschiedliche Anwendungsbereiche eignen:
● Einfache Signatur: Gedacht für Transaktionen, bei denen das rechtliche Risiko sehr gering ist. Dazu gehören beispielsweise Dokumente wie die Reisekostenabrechnung oder die Überprüfung von internen Entscheidungsprozessen.
● Fortgeschrittene Signatur: Wird zusätzlich zur einfachen Signatur durch spezielle Normen geregelt, die die Prüfung im Streitfall erleichtern sollen. Sie sind gedacht für Transaktionen mit einem mittelhohen Risiko. Dazu gehören zum Beispiel Handelsverträge im B2B-Bereich und generell unbefristete Verträge im Zusammenhang mit dem jeweiligen Unternehmensgegenstand.
● Qualifizierte elektronische Signatur: Wird in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben und entspricht rechtlich dabei der eigenen händischen Unterschrift. Sie ist vor allem für Arbeitsumgebungen geeignet, die einer starken Regulierung unterliegen. Dazu zählt beispielsweise alles im Unternehmen, was mit den Finanzen zu tun hat oder Branchen wie etwa die Pharmaindustrie.
Für die Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur ist es erforderlich, dass sich der Unterzeichner im Vorfeld identifiziert. Das erfolgt in der Regel durch ein entsprechendes Video-Identifikationsverfahren.
Voraussetzung dafür ist ein gültiges Ausweisdokument (Reisepass oder Personalausweis) sowie die entsprechende technische Ausstattung. Dazu gehört ein Computer beziehungsweise ein Smartphone oder Tablet mit Mikrofon und Kamera, eine stabile Internetverbindung sowie die jeweils neueste Version des eigenen Internet Browsers oder der App des Providers.
Welche Vorteile bringt die elektronische Signatur für Unternehmen?
Viele Unternehmer fragen sich, ob es in ihrem Geschäftsfeld sinnvoll ist, auf die elektronische Signatur zu setzen. Das kommt im Einzelfall ganz auf die jeweilige Tätigkeit und die damit verbundenen Prozesse an. Eine kleine Änderungsschneiderei kann wohl auch in den nächsten Jahren sehr gut ohne die elektronische Signatur auskommen.
Doch überall dort, wo für das Zusammenkommen eines Geschäftes Verträge unterzeichnet und dafür Distanzen überwindet werden müssten, bringt die elektronische Signatur zahlreiche Vorteile mit sich:
● Mit der E-Signatur können viele Geschäftsprozesse digitalisiert und die entsprechenden Unterschriften so zeit- und ortsunabhängig eingeholt werden. Der Versand per Post beziehungsweise die Fahrt zum Kunden entfällt und die Bearbeitungsdauer des Unterschriftenprozesses verkürzt sich dadurch erheblich.
● Wichtige Unterlagen müssen in Deutschland in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Die händische Unterschrift ist auf vielen Dokumenten nach einem Jahrzehnt kaum noch lesbar. In der digitalen Variante gibt es dabei jedoch keinen Qualitätsverlust.
● Die digitale Unterschrift spart nicht nur Zeit, sondern ist darüber hinaus auch noch ressourcenschonend. Denn es werden weder Papier noch Tinte oder Toner benötigt und auch die erforderliche Energie für die Fahrt zum Kunden fällt weg.
● Damit leistet die digitale Unterschrift auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz und den gesteckten Zielen zur Klimaneutralität.
● Vor allem ist die E-Signatur aber bequem für Kunden und erhöht damit auch die Kundenzufriedenheit. Die Menschen in Deutschland sind mittlerweile daran gewöhnt, Versicherungen oder Handy-Verträge in den eigenen vier Wänden abzuschließen.
● Last but not least wird durch die elektronische Signatur auch die Organisation im Unternehmen verbessert. Denn in einem digitalen Archiv ist die Suche nach einem bestimmten Schriftstück wesentlich einfacher als beispielsweise in einem Ordner mit ausgedruckten Papierverträgen.
All diese Vorteile zeigen auf, wie sinnvoll der Einsatz der elektronischen Signatur im Unternehmen sein kann. Dabei dürfen allerdings auch die Nachteile nicht verschwiegen werden, die damit verbunden sind.
Die elektronische Signatur hat nicht nur Vorteile
Vor allem bei Personen, die technisch nicht sehr versiert sind, ist die E-Signatur sehr gewöhnungsbedürftig. Nicht immer ist für sie eindeutig zu erkennen, welche Art von Signatur sie für den jeweiligen Vertragsgegenstand genau benötigen. Deshalb jedes Mal eine qualifizierte elektronische Signatur vom Kunden einzufordern, wäre jedoch viel zu aufwendig.
Ob der Einsatz der elektronischen Signatur sinnvoll ist, hängt unter anderem auch von der eigenen Kundenstruktur ab. Denn um die Dokumente digital zu unterzeichnen, ist zumindest die technische Mindestausstattung dafür erforderlich.
Darüber hinaus wird zusätzliche Software oder ein entsprechender Dienstleister benötigt, um seinen Kunden die elektronische Signatur anbieten zu können. Kostenlose Dienste sind in der Regel nur für private Zwecke geeignet oder erlauben nur die einmalige Nutzung.
Die E-Signatur ist eine wichtige Komponente der unternehmerischen Digitalisierung
Die elektronische Signatur kommt in unserem Alltag immer öfter vor und ist aus unserem geschäftlichen Alltag schon fast nicht mehr wegzudenken.
Die Anschaffung von Software und die Services von Dienstleistern erfordern zwar einen finanziellen Aufwand, doch der wird durch die zeitlichen Einsparungen und der gestiegenen Zufriedenheit der Kunden mehr als kompensiert.
Da sich der Aufwand hinsichtlich technischer Ausstattung in Grenzen hält und sich auch das Know-how dafür sehr schnell aneignen lässt, sollten Unternehmer deshalb den Sprung auf den digitalen Unterschriftszug so schnell wie möglich in Angriff nehmen.
