„In der Regel liefern die Kamerahersteller eine einfache Software für die Verwaltung der eigenen Aufnahmen mit“, sagt Falko Hansen vom Online-Portal „teltarif.de“. Meistens sind sie recht übersichtig und auf die Funktionen der jeweiligen Kamera abgestimmt. Jedoch sind die Funktionen eingeschränkt.

Viele Fotoprogramme sortieren die Bilder mittlerweile nach Orten, Ereignissen, Daten oder Stichworten in sogenannten Smart-Sammlungen. „Mit Smart-Sammlungen organisieren Sie ein gut durchsuchbares Bildarchiv und halten zugleich Ihren Aufwand gering“, erklärt Wadim Herdt vom Fotomagazin „Colorfoto“. Sie arbeiten über die unterschiedlichen Foto-Ordner auf dem Computer hinweg.

„Als Ergebnis erhalten Sie ein virtuelles Archiv: Hier sind die Bilder nicht tatsächlich in einem Ordner gespeichert, sondern anhand von Tags in einem „virtuellen Ordner“ zusammengefasst.“ Unter Tags versteht man Stichwörter oder Suchbegriffe, die man mit den Bildern verknüpft. „So sind mehrere Verknüpfungen möglich, und Sie sparen Speicherplatz“, erklärt Wadim Herdt. Bilder können dann in mehreren Alben auftauchen, ohne mehrfach in verschiedene Ordner kopiert zu werden.

Natürlich kostet es zunächst etwas Zeit, alle Bilder mit Stichworten zu versehen. Dafür sinkt dann später der Zeitaufwand beim Suchen erheblich. Wadim Herdt empfiehlt außerdem: „Verwenden Sie neben Tags auch Bewertungen - so liefert Ihre Suche bereits bewertete Bilder zu einem Thema oder einer Person.“ Entscheidend für das Wiederfinden ist ein gutes Schema für die Stichwörter und Suchbegriffe: Zum Beispiel empfehlen sich Personen, Orte, Ereignisse. „Das Schema sollte nicht zu fein sein, sonst könnte Ihnen der Aufwand zu groß werden“, so Wadim Herdt.

Organisiert man seine Bilder klassisch im Dateiordner, spart eine eindeutige Benennung von Ordnern und Fotos Zeit und Nerven. „Wir raten, Zeit und Ort oder Namen in den Dateinamen sowie in den Ordnernamen zu schreiben“, Wadim Herdt. Dies kann auch automatisiert geschehen. So sollte vorne im Namen die Jahreszahl stehen, um die Bilder perfekt auf Knopfdruck nach zeitlicher Reihenfolge zu sortieren. Beispielsweise: „2015-12-31_Silvester“ oder „2015-12-31_Peter“. Zu empfehlen ist folgendes System: JAHR_MONAT_TAG_STICHWORT.

Eine Vielzahl hilfreicher Daten hält die Kamera bereits beim Speichern des Fotos fest, erklärt Frank Früh. In diesen EXIF-Daten stecken Angaben zu Datum und Uhrzeit der Aufnahme, außerdem technische Daten wie Brennweite, Belichtungszeit, Blendeneinstellung oder etwa die Lichtempfindlichkeit. Wenn das Fotoprogramm es anbietet, kann man auch diese Daten wie Stichwortsammlungen durchsuchen.

Viele Kameras haben mittlerweile einen eingebauten GPS-Empfänger - ein weiterer Weg, Fotos zu sortieren. Wählt man diese Option werden Fotos nach ihrem Aufnahmeort geordnet. Hat die Kamera keinen GPS-Empfänger, gibt es einen Trick, die Bilder trotzdem mit Geodaten zu sortieren. „Wer trotzdem seine Bilder per GPS verorten und etwa auf einer Karte darstellen möchte, lässt einen externen GPS-Empfänger mitlaufen und synchronisiert Kamera und GPS-Empfänger anhand der Uhrzeit“, rät Wadim Herdt. Am Rechner fügt dann später ein Programm Bilder und GPS-Daten perfekt zusammen, wenn die Uhrzeiten synchron sind.

Welche Programme empfehlen sich nun für ein Fotoarchiv? „Am bekanntesten und am meisten verbreitet ist „Adobe Lightroom“, das es in der neusten Version aber nur noch als abonnierte Software gibt“, erklärt Wadim Herdt. Er empfiehlt als gute Alternativen „Corel AfterShot Pro 2“, „ACDsee Ultimate 8“ oder „Capture One Pro 8 - Phase One“. Diese kosten zwischen 75 bis 220 Euro. Als kostenlose Alternative empfiehlt Herdt „RawTherapee“, das auch grundlegende Bildbearbeitung und RAW-Konvertierung anbietet. Falko Hansen rät zusätzlich zur kostenlosen Open-Source-Software „DigiKam“.