Mail-Clients sind Programme zum Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails auf dem Computer. Viele der gängigen Programme wie Outlook oder Thunderbird haben eine Archivierungsfunktion. „Dabei legt eine automatische Datensicherung regelmäßig lokale Kopien der E-Mails auf der Festplatte des Gerätes ab“, erklärt Frank Termer vom IT-Verband Bitkom. Auch Kopien auf externen Datenträgern oder Cloudspeichern sind möglich.

Wie sich die Archivierungsfunktion aktivieren lässt, ist je nach Programm unterschiedlich. „Im E-Mail-Client kann man zudem selbst entscheiden, ob die Archivierung manuell oder automatisiert, also nach festgelegten Regeln, abläuft“, sagt Frank Termer. Den Abruf der Nachrichten vom Server regeln sogenannte Mailprotokolle. Die geläufigsten sind POP3 und IMAP. Mit beiden lassen sich mit den richtigen Einstellungen E-Mails archivieren.

„Bei IMAP werden nur Kopien der ursprünglichen E-Mails von einem Server im Internet heruntergeladen und im Mailprogramm auf dem Gerät gespeichert, während die Mail selbst auf dem Server gespeichert bleibt“, so Termer. Das ist vor allem relevant, wenn man E-Mails auf mehreren Geräten wie Smartphone und PC lesen möchte. Zudem kann man sich dann Ordner anlegen, um Mails thematisch sortiert zu speichern - diese Ablagestruktur überträgt sich automatisch auf die anderen Geräte. „Bei der Standard-Einstellung von POP3 lädt der Mail-Client die E-Mails vom Server herunter“, erklärt der Experte. In der Regel wird die E-Mail dann auf dem Server gelöscht und ist damit auf anderen Geräten nicht mehr sichtbar. Parallelnutzern empfiehlt Frank Termer deswegen das IMAP-Protokoll.

Doch auch POP3 lässt sich auf mehreren Endgeräten einsetzen, was praktisch ist, da manch ein Freemail-Anbieter Kunden IMAP nur gegen Aufpreis anbietet. „Wenn POP3 auf zwei Geräten genutzt werden soll, muss auf einem Gerät - vorzugsweise dem mobilen - die Option "Emails nach dem Abruf auf dem Server belassen" aktiv sein“, sagt Falko Hansen vom Portal „teltarif.de“. Die Option „Vom Server löschen“ sollte man nicht nutzen. „Sonst hat man auf jedem Endgerät nur einen Teil der Emails, und man verliert schneller den Überblick, welche Mails man schon gelesen hat.“ Die Einstellung, dass die Mails nach dem Abruf auf dem Server gelöscht werden sollen, darf ausschließlich auf dem Gerät gesetzt sein, das die Mails archiviert.

Wer eine gelöschte Mail doch wiederherstellen will, hat auch nach dem Klick auf „Löschen“ noch Chancen: Bei den meisten Diensten werden sie nach dem Löschen noch für eine Zeit in den Papierkorb verschoben. Wie lange sie dort bleiben, lässt sich oft individuell einstellen.

Moderne E-Mail-Clients können auch problemlos mehrere Konten verwalten. Am meisten verbreitet sind die kostenlosen Programme Mozilla Thunderbird und Windows LiveMail beziehungsweise Outlook, auf Mac-Rechnern ist das kostenlose Apple Mail installiert. „Als spezielles Archivprogramm für Emails gibt es MailStore Home, das für die private Nutzung kostenfrei zu haben ist“, sagt Falko Hansen. Mailstore kann auch Konten sichern, die man sonst nur per Webmailer, also über den Browser nutzt. Jede archivierte Nachricht wird dabei als eine Datei im .eml-Format abgelegt. Egal, welchen Weg man wählt - Hansen rät zu regelmäßigen Datensicherungen des E-Mail-Archivs auf einen USB-Stick oder eine Festplatte. Falls der Rechner mal streikt.

Wie man beispielsweise mit Thunderbird Mails sicher speichern, berichtet die Zeitschrift „c't Security 2014“. Das Programm sollte die E-Mails mit dem Protokoll POP3 vom Server holen und von dort löschen. Wann das endgültige Löschen geschehen soll, kann man unter „Extras/Konto-Einstellungen/Server-Einstellungen“ festlegen. Wer große Datenmengen archivieren möchte, greift alternativ auf spezielle Software-Lösungen zurück. „Wie bei vielen anderen Programmen gilt auch bei Software für E-Mail-Archivierung, dass kostenpflichtige Programme häufig einen größeren Funktionsumfang haben“, sagt Bitkom-Mann Termer.