Microsoft Outlook bietet diverse Möglichkeiten, eingehende E-Mails zu ordnen. So lässt sich beispielsweise jeder E-Mail eine Farbkategorie zuweisen. Damit können Benutzer ihre elektronische Post schon anhand der Farbkennzeichnung unterscheiden und thematisch einordnen. Wem die serienmäßig in Outlook bereitgestellten Farben nicht gefallen, kann mit einem Trick die verfügbaren Farbkategorien samt deren Namen ändern.

Dazu nach dem Start des Programms oben im Menüband zum Tab „Start“ wechseln und im Bereich „Kategorien“ das Ausklappfeld „Kategorisieren“ öffnen. Nun ganz unten in diesem Menü den Eintrag „Alle Kategorien…“ aufrufen. Im folgenden Fenster festlegen, welche Farben und Bezeichnungen für die einzelnen Kategorien verwendet werden sollen. Wer einer Kategorie eine Tastenkombination zuweist, kann in IMAP-Ordnern jeder Nachricht schnell eine entsprechende Kategorie zuordnen. Ein wichtiger Vorteil, denn normalerweise ist die Kategorie-Funktion für IMAP-Konten deaktiviert.