„Bevor ich meine E-Mails kontrolliere, sollte ich immer erst meine derzeitige Aufgabe abschließen“, rät Caroline Lüdemann, Karriere-Coach aus Stuttgart. „Sonst muss ich mich immer neu einarbeiten, und das frisst irrsinnig viel Zeit.“ Mitarbeiter sollten ihren Posteingang daher entweder immer dann durchgehen, wenn sie gerade eine Aufgabe beendet haben. Oder sie tun das in einem festen zeitlichen Rhythmus, zum Beispiel alle drei bis vier Stunden.

„Den Vormittag sollte man möglichst frei von E-Mails halten, denn zu dieser Zeit sind wir am produktivsten und kreativsten“, rät Lüdemann. Wer sich von blinkenden Hinweisen auf neue E-Mails ablenken lässt, sollte diese abstellen. Außerdem sollte man das elektronische Postfach in eindeutig bezeichnete Ordner einteilen, zum Beispiel für verschiedene Kunden. Das erleichtert die Suche nach bearbeiteten Nachrichten. „Mails von Kollegen, Vorgesetzten und Auftraggebern sollten nicht durcheinanderfliegen“, rät Lüdemann. Zeit sparen kann man beim E-Mail-Verkehr außerdem mit abgespeicherten Signaturen, die automatisch ans Ende der Mail gehängt werden.

Bei E-Mails an Kollegen werden keine Höflichkeitsfloskeln ausformuliert, sondern nur das Anliegen genannt. „Die kurze Mail ist das digitale Gegenstück zum Notizzettel und kann formlos sein“, sagt Lüdemann. Wird das im Büro akzeptiert, schreibt man die Bitte oder den Hinweis direkt in die Betreffzeile. „Das gilt aber nicht für Mails an Vorgesetzte.“ Zum Ende des Arbeitstages sollte man noch einmal kontrollieren, ob alle relevanten Nachrichten bearbeitet wurden. „Auf eine Anfrage per E-Mail sollte man innerhalb von 24 Stunden antworten“, sagt Lüdemann.