„Wichtig ist, dass man sich erstmal eine Struktur überlegt, nach der man die Unterlagen sortieren will“, erläutert die Hamburger Ordnungsexpertin Sophie Babendererde. Dafür muss man allerdings die eigenen Bedürfnisse erkennen. Grundsätzlich sollten Ordner und Unterlagen, die man häufig braucht, in greifbarer Nähe stehen. „Dann räumt man sie auch schneller wieder weg“, gibt die Ordnungsberaterin Heike Hagenau aus Saarbrücken zu bedenken. Wenn man sich noch nicht von seinen Studien-Unterlagen trennen kann, gehören sie Jahre nach dem Examen eben auf den Dachboden und nicht neben den Schreibtisch.

Hilfreich, gerade für die professionelle Büroorganisation, sind zwar Sekretariatserfahrungen. Gelernte Ordnungsstrukturen sollten aber hinterfragt werden: „Man sollte sich immer überlegen, was für die eigene Arbeit sowohl im Privaten wie im Beruflichen praktikabel ist“, empfiehlt Hagenau. Sonnenholzer rät zu einem „Aktenplan“: „Da kann man sich dann wie bei einer Gliederung für einen Aufsatz die Struktur genau überlegen und die dann auch am besten ins Computersystem übernehmen, damit alles einheitlich ist.“

Sonnenholzer hat einen Fünf-Schritte-Plan für eine funktionierende Ordnung erstellt. Schritt 1: keine Klebezettel wahllos auf Schreibtisch und Computer verteilen. „Die sollte man höchstens für die Aufgaben verwenden, die man an einem Tag erledigen will. Für alles andere empfehle ich ein Notizbuch, in dem man alles Wichtige wie Termine, Telefonnummern und Ideen notieren kann.“ Lässt man einen Rand, ließen sich dort auch noch Datum und Priorität festhalten.

Auch ein Drei-Körbe-System ist ein guter Anfang, um dem Chaos in den Unterlagen Herr zu werden: „Eingangskorb, Tagesaktivitäten und Ausgangskorb.“ Idealerweise werden sie mindestens einmal am Tag geleert beziehungsweise bearbeitet. „Wenn man die Ordner oder Ablagen noch farblich markiert, kann Ordnung auch richtig Spaß machen“, ergänzt Babendererde.

Hagenau rät, alles was amtlich ist, abzuheften und nach Themen zu sortieren. Gerade bei Kontoauszügen, Rechnungen und Versicherungspolicen sei Sorgfalt unverzichtbar. „Wer ständig seine Rechnungen verschlampt, zahlt im schlimmsten Falle Mahngebühren oder hat sogar ungerechtfertigte Abbuchungen.“

Zur Struktur in den Unterlagen gehört auch Struktur auf dem Schreibtisch. Themeninseln schaffen, etwa für Telefon-Block-Stift oder Hefter-Locher-Brieföffner, nennt das Sonnenholzer. Zudem gehörten maximal drei Projekte gleichzeitig auf den Tisch.

Ablage P - also der Papierkorb - zählt für Sonnenholzer zu den Schritten vier und fünf, nämlich Aussortieren und Papierflut bekämpfen. „Wer Ordnung schaffen will, muss auch den Mut haben, sich von etwas zu trennen“, sagt Hagenau. Schließlich müsse man nicht jede Broschüre aufheben. Die meisten Infos seien im Internet zugänglich. Auch Ausdrucke seien oft verzichtbar. „Was nicht aus chronologischen oder rechtlichen Gründen ausgedruckt werden muss, gehört ins elektronisches Archiv“, sagt Sonnenholzer.

Auf dem privaten Schreibtisch sind solche Tipps nicht so einfach anzuwenden wie im Büro. „In der Familie muss man in Sachen Ordnung meist Kompromisse eingehen und mehr Toleranz walten lassen“, sagt Sonnenholzer. Und doch ist auch da dem Papierchaos beizukommen. „Ich nenne das die Rolle rückwärts“, erklärt Hagenau und meint damit, den Papierstapel umzudrehen und von unten auszumisten. „Da entdeckt man Unterlagen, die man schon vergessen hat und eben nicht mehr braucht.“

Fazit: Man muss mit sich und seiner Ordnung zufrieden sein. Und doch sollte jeder ein paar Grundregeln beherzigen. Gerade am Arbeitsplatz ist sie eine Frage der Höflichkeit. „Kreatives Chaos? Das ist meist eine Ausrede und funktioniert nur bei den wenigsten Menschen“, sagt Babendererde. Sie glaubt, dass eine äußere Ordnung auch etwas mit den inneren Strukturen zu tun hat: „Ein aufgeräumter Schreibtisch kann entlasten und verschafft einem selbst Klarheit.“