Fahrtenbuch oder Pauschale Den Dienstwagen clever versteuern
Berlin (dpa/tmn) — Für viele Arbeitgeber ist er ein Anreiz, um Angestellte zu motivieren. Außendienstler kommen ohne ihn meist nicht aus: der Dienstwagen. Der Arbeitgeber übernimmt die laufenden Kosten.
Der Arbeitnehmer erhält unter Umständen ein Auto, das er sich privat nicht hätte leisten können.
Ein Dienstwagen gilt als geldwerter Vorteil. So wird eine Sachleistung bezeichnet, die ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber erhält. Ein geldwerter Vorteil unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer und auch der Sozialversicherungspflicht, sagt Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer.
„Zum Teil liegen besondere Ansatz- und Bewertungsvorschriften vor - so auch bei der Dienstwagenbesteuerung“, erklärt sie. Diese sind für Selbstständige und Arbeitnehmer gleich. Wer einen Dienstwagen hat, muss ihn folglich bei seiner Steuerberechnung angeben. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Welche besser passt, hängt von vielen Faktoren ab:
VARIANTE 1: Die Ein-Prozent-Pauschale. Der geldwerte Vorteil werde auf ein Prozent des Listenpreises des Autos ab Werk festgelegt, wie Wolfgang Wawro vom Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg erklärt. Welchen Preis der Unternehmer tatsächlich für den Wagen gezahlt hat, spielt keine Rolle. „Liegt der Listenpreis bei 30 000 Euro, wird der geldwerte Vorteil auf 300 Euro pro Monat festgelegt“, sagt Wawro.
Dieser Betrag wird dann auf den monatlichen Lohn drauf gerechnet. Erhält der Arbeitnehmer 2500 Euro Lohn pro Monat, erhöht sich der Betrag auf 2800 Euro, erläutert Wawro an einem Beispiel. Die 2800 Euro seien der für die Lohnsteuer relevante Betrag.
Zusätzlich werden für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte monatlich 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung angesetzt und versteuert, sagt Annekathrin Wernsdorf vom Deutschen Steuerberaterverband.
Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind auch zu berücksichtigen: Wenn etwa der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen in einer anderen Stadt wohnt und jeweils am Wochenende zu seiner Familie fährt.
Es gebe für die Pauschale aber eine Kostenobergrenze, ergänzt Kalina-Kerschbaum. Übersteigt der pauschale Nutzungswert die Kosten, welche dem Arbeitgeber für das Fahrzeug entstanden sind, so ist der Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten anzusetzen. Dies ist im Einzelfall nachzuweisen.
Die Ein-Prozent-Pauschale lohnt sich für diejenigen, die ihren Dienstwagen viel privat fahren. Wer das Auto zu mindestens 30 Prozent privat nutzt, für den lohne sich meist diese Methode, sagt Wawro.
VARIANTE 2: Das Fahrtenbuch. Hier müssen Firmenwagen-Nutzer jede Fahrt genau protokollieren. Bei Dienstfahrten müssten sie das Datum, den Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt sowie das Reiseziel und den Reisezweck festhalten. Ein Reisezweck könnte beispielsweise die Angabe über besuchte Kunden sein, erklärt Kalina-Kerschbaum.
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte reicht jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch, wie Wernsdorf erläutert.
Aus den insgesamt zurückgelegten Kilometern wird der Anteil der privaten Fahrten ermittelt. Den ermittelten Wert der Privatnutzung müsse der Dienstwagennutzer versteuern, sagt Wernsdorf.
Ein Fahrtenbuch eigne sich vor allem für Nutzer, die ihren Dienstwagen nur ganz wenig privat fahren, sagt Kalina-Kerschbaum. Oder der Wagen hat eine sehr hohe Pauschalbesteuerung, zum Beispiel aufgrund eines sehr hohen Bruttolistenpreises.
Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch seien hoch, betont Wernsdorf. So gilt es etwa nur als ordnungsgemäß, wenn es während eines ganzen Kalenderjahres geführt wird.
Wawro verweist darauf, dass ein händisch geführtes Fahrtenbuch fehleranfällig ist. Er rät dazu, es elektronisch zu führen. Es gebe Systeme, bei denen das Navigationsgerät im Auto Fahrten automatisch aufzeichnet. Er weist jedoch darauf hin, dass das Finanzamt hohe Standards für die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher hat.
Ein elektronisches Fahrtenbuch sei nur dann ordnungsgemäß, wenn es nachträgliche Änderungen ausschließt beziehungsweise nachvollziehbar macht, sagt Kalina-Kerschbaum.
WECHSEL: Die Berechnungsmethoden lassen sich jährlich wechseln. Innerhalb eines Jahres dagegen sei ein Methodenwechsel nur bei einem Fahrzeugwechsel vorgesehen, sagt Wawro. Das hat einen guten Grund: „Die Finanzverwaltung will damit verhindern, dass Steuerpflichtige in Monaten mit hoher Privatnutzung die Ein-Prozent-Methode und in anderen den Nachweis per Fahrtenbuch anwenden“, erklärt Wernsdorf.
