„Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen die Privatnutzung des Firmenwagens pauschal nach der 1-Prozent-Regel abrechnet.“ Grundsätzlich dürfen Fahrtenbücher auch mit Hilfe von Computerprogrammen erstellt werden.

In diesem Fall müssen Nutzer aber sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausgeschlossen sind beziehungsweise in der Datei offengelegt werden. Eine Excel-Datei oder Aufzeichnungen auf einem Diktiergerät genügen nicht. „Die Finanzgerichte habe die Latte für ordnungsgemäße Fahrtenbücher hoch gehängt“, erklärt Klocke. Im Zweifelsfall trägt der Steuerzahler die Beweislast, dass die von ihm genutzte Version des Computerfahrtenbuchs Änderungen an den Daten nicht zulässt, entschied das Finanzgericht Baden-Württemberg (Az.: 11 K 736/11).

Zum Hintergrund: Dürfen Arbeitnehmer ihr Dienstfahrzeug privat nutzen, muss der daraus entstehende geldwerte Vorteil versteuert werden. Es besteht ein Wahlrecht, ob der Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird. Welche Methode günstiger ist, muss im Einzelfall berechnet werden. Als Faustformel gilt: Wer den Dienstwagen selten privat nutzt, kommt mit der Fahrtenbuchmethode meist besser weg.