Organisator, Kümmerer, Bankier: So könnte kurz gefasst die Stellenbeschreibung eines Hausverwalters in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) lauten. Die Pflichten sind gesetzlich verankert. Dazu gehören die Instandhaltung von gemeinsam genutztem Eigentum wie Aufzüge oder Grünanlagen, das Verpflichten und Kontrollieren von Handwerkern und das Einsammeln und Abrechnen des Hausgelds - in großen Anlagen kommen Millionen zusammen.

Die Finanzen sind eine zentrale Aufgabe des Verwalters. „Ich muss auf das Geld der anderen aufpassen, als ob es mein eigenes wäre“, sagt Astrid Schultheis, Vorstandsmitglied im Verband nordrhein-westfälischer Immobilienverwalter. Außerdem organisiert die Verwaltung die WEG-Versammlung und setzt deren Beschlüsse um. In allen Rollen sei die Verwaltung „Dienstleister und nicht Diktator“.

Den passenden Auftragnehmer zu finden ist Sache der WEG. „Sie muss sich im Klaren sein, welchen Verwalter sie braucht“, sagt Gabriele Heinrich, die Geschäftsführerin des in Bonn ansässigen Verbands Wohnen im Eigentum. Ebenso wie der Dachverband der Deutschen Immobilieverwalter (DDIV) hat Wohnen im Eigentum eine umfangreiche Checkliste erstellt, die WEGs als Leitfaden heranziehen können.

Kriterien sind beispielsweise: Soll er sein Büro in der Nähe haben oder gibt es alternativ einen professionellen Hausmeister, der den tropfenden Wasserhahn repariert? Hat die Verwaltung Erfahrung mit ähnlichen Objekten und entsprechende Referenzen? Wie steht es um technisches, bauliches, kaufmännisches und rechtliches Wissen?

Wenn das Profil steht, helfen Recherchen im Internet und Anfragen bei anderen WEGs oder Verbänden, potenzielle Kandidaten zu finden. Manchmal findet sich der Richtige sogar vor der Haustür - ein Miteigentümer übernimmt die Aufgabe gegen Vergütung. Das ist aber nur in kleinen Anlagen sinnvoll. Die Interessenten geben ihre Bewerbung beim Beirat ab, die Entscheidung trifft die Eigentümergemeinschaft.

Bei der Auswahl achtet Gabriele Heinrich über die sachlichen Prüfsteine hinaus auf das Zwischenmenschliche. „Die Chemie muss stimmen“, sagt sie. Denn der Verwalter bewegt sich in einem aus Beirat, WEG und Einzeleigentümern gebildeten Dreieck, in dem auch mal die Fetzen fliegen. Er sollte dann als Neutraler den Streit managen und die WEG-Versammlung ordnungsgemäß über die Bühne bringen.

Als Gradmesser der Leistung zieht Astrid Schultheis unter anderem die Jahresabrechnung heran. Sie muss transparent und für die Eigentümer nachvollziehbar sein. Das bedeutet Aufwand. „Den komplexen Sachverhalt darzustellen, ist für Verwalter eine Herausforderung“, räumt die Fachfrau ein. Knackpunkt zwei ist das Kümmern: Die Beschlüsse der WEG sind zügig umzusetzen.

Konflikte entzünden sich nach den Erfahrungen von Gabriele Heinrich oft rund um die WEG-Versammlung. Schlecht aufbereitete Unterlagen stehen weit oben auf der Liste. „Wie soll ich eine Entscheidung treffen, wenn ich 100 Seiten Papier bekomme?“, fragt sie. Verweigerte Einsicht in Dokumente, falsch angelegte WEG-Konten, Fehler in der Jahresabrechung sind andere typische Kritikpunkte der Eigentümerseite. Von der WEG erwartet Heinrich, dass diese selbst Verantwortung übernimmt: „Eigentum verpflichtet!“

Wie werden unzufriedene Immobilienbesitzer die Verwaltung wieder los? Zunächst über die Kündigung des meist über fünf Jahre laufenden Vertrags. Für Erstbezug bei Neubauten und frisch umgewandelte Wohnungen ist die Laufzeit gesetzlich auf drei Jahre begrenzt, wie Gerold Happ vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland erläutert. Das soll Eigentümer vor einer zu engen Bindung zwischen dem Bauträger und einer von ihm bestimmten Verwaltung schützen.

Unabhängig davon kann die WEG die Verwaltung per Mehrheitsbeschluss aus wichtigem Grund abberufen. Das WEG-Gesetz nennt dazu ausdrücklich das nicht ordnungsgemäße Führen der Beschlusssammlung. Im Alltag geben Veruntreuung, falsche oder verspätete Abrechnung, Parteilichkeit oder das Kassieren von Provisionen im Rahmen der Auftragsvergabe ebenfalls Anlass zur Abberufung.