„Mail-Provider stellen das komplette technische Paket zum Versand und Empfang von E-Mails zur Verfügung“, sagt Holger Bleich, Redakteur bei der Computerzeitschrift „c't“. Die Anbieter verwalten die Mail-Domains und Nutzerkennungen, empfangen Mails und speichern diese im Postfach, ab. Außerdem werden den Nutzern Schnittstellen für Webbrowser und Mail-Programme zur Verfügung gestellt, um auf die Nachrichten zuzugreifen.

Wer vor der Wahl eines Anbieters steht, sollte auf eine einfache Bedienbarkeit der Plattform achten. „Ein benutzerfreundlicher Anbieter sollte eine selbsterklärende, ansprechende Web-Oberfläche für den Browser-Zugriff bereitstellen“, betont Bleich. Die Kunden sollten verschiedene Möglichkeiten für den Zugriff haben, um etwa bequem mit dem Smartphone Mails verwalten zu können.

Auch Datenschutz und Sicherheit sind wichtige Kriterien. Bei der Anmeldung werden in der Regel die Grunddaten der Nutzer erfasst. „Wenn außer dem Namen und der Postadresse auch noch weitere persönliche Informationen, etwa Hobbys und Interessen abgefragt werden, liegt es nahe, dass der Provider diese für Marketing nutzt oder gar weiterverkauft“, so Bleich. In diesen Fällen sei damit zu rechnen, dass man regelmäßig Werbe-Newsletter oder Spam bekommt.

Die Frage nach der Handynummer könne dagegen durchaus legitim sein, sagt Bleich. „Dann nämlich, wenn sie zur sogenannten Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder als Sicherheitsoption zur Zurücksetzung des Passworts genutzt wird.“

Aus gesetzlicher Sicht greifen mit den Daten der Anmeldung verschiedene Paragrafen des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) und des Telemediengesetzes (TMG), sagt Christian Geißler von der Verbraucherzentrale Bayern. Es gilt: „Die Erhebung, Verarbeitung oder Verwendung personenbezogener Daten ist nur aufgrund einer Rechtsvorschrift oder aufgrund der Einwilligung des Nutzers erlaubt.“

Wichtig sei jedoch, dass der Anbieter den Nutzer vorab umfassend über die zu erhebenden Daten und deren Verwendungszweck aufklärt. „Möchte der E-Mail-Anbieter darüber hinaus die Daten verwenden, zum Beispiel bei der Weitergabe zu Werbezwecken, so bedarf es einer zusätzlichen, ausdrücklichen Einwilligung des Nutzers.“

Ein weiteres Auswahlkriterium sind die Kosten. „Grundsätzlich gibt es derzeit drei Arten, wie Mail-Provider Geld verdienen“, sagt Bleich. Es bestehen kostenpflichtige Accounts, die je nach gebuchter Leistung einen gewissen Betrag abrechnen. Bei den anderen Varianten zahlen die Nutzer mit ihren Daten: Einige Anbieter verschicken etwa Werbe-Newsletter. Oder sie werten die Kundendaten und Inhalte der Mails aus und zeigen direkt Werbung an.

Wenn sich der Suchende für einen Anbieter entschieden hat und eine E-Mail versendet, durchläuft diese vier Stationen. „Startpunkt ist der eigene Computer, das Smartphone oder Tablet, an dem der Absender die Nachricht verfasst“, sagt Christian van de Sand von der Stiftung Warentest. Von da geht es an den Server des E-Mail-Dienstes, der die Mail an den Server des Empfängeranbieters weiterleitet. Dort wird sie dann vom Adressaten abgerufen.

Wer sensible Mails besonders sicher verschicken möchte, kann laut Stiftung Warentest die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) verwenden, etwa mit der Browsererweiterung Mailvelope. „Mailvelope erzeugt ein digitales Schlüsselpaar oder nutzt das bereits vorhandene des Anwenders“, so van de Sand.

Der private Schlüssel bleibe beim Nutzer, der öffentliche werde an seine Kommunikationspartner übermittelt. „Auch die müssen eine Verschlüsselung eingerichtet haben“, erklärt der Experte. Vorteil: Der Verschlüsselungsstandard, wie zum Beispiel PGP, könne auch auf Smartphones und Tablets eingerichtet werden.

Wer nicht weiß, ob die jeweiligen Kontakte ebenfalls ihre E-Mails verschlüsseln, kann auf die Testsieger der Stiftung Warentest zurückgreifen. Demnach gewähren die Anbieter Mailbox.org, Posteo und Mail.de besonders viel Schutz. „Diese bieten mehr Privatsphäre als üblich“, sagt van de Sand. Sie verschlüsseln auf Wunsch auch den Inhalt der E-Mails, die nicht E2E-verschlüsselt ankommen.