Digitales Arbeiten Web- und Videokonferenzen professionell durchführen
Im Zuge der Digitalisierung findet eine Umstrukturierung der Arbeitswelt statt. Was sehr lange als unmöglich galt, wird nun in immer mehr Betrieben umgesetzt: Agiles und remote Arbeiten, das es Angestellten und Arbeitnehmer*innen ermöglicht, fernab vom Büro effektiv den Aufgaben der täglichen Arbeit nachzukommen. Video- und Webkonferenzen, die eine Verbindung schaffen, auch wenn sich die Teilnehmer*innen an unterschiedlichen Orten befinden, ermöglichen Kommunikation und Austausch - auch fernab vom Büro.
Web- und Videokonferenzen professionell durchführen
Es gibt kaum jemanden, der spätestens seit der Corona Zeit, den Marktriesen Zoom nicht kennt, und schon wenigstens an einer Webkonferenz teilgenommen hat. Immer mehr Betriebe gehen dazu über, das Angebot zum remote Arbeiten auszubauen. Crowd Office, Home Office und digitales Nomadentum weisen die Richtung in die Arbeitsweise der unmittelbaren Zukunft. Eine zentrale Rolle zur Umsetzung dieser Schritte in die digitale Zukunft sind Videokonferenzen. Videokonferenzen ermöglichen Gespräche und Besprechungen im Team und machen das „remote Arbeiten“ erst möglich. Mittlerweile gibt es unzählige Anbieter von Videokonferenztools und die Entscheidung, welcher der Anbieter am ehesten geeignet ist für die eigenen Ziele, fällt immer schwerer. Online Meetings, Webinare und Online-Live- Seminare werden immer wichtiger für den Arbeitsalltag.
Ein umfassendes Webkonferenzsystem ist zum Beispiel Microsoft Teams. Videokonferenz Systeme bieten Anwendern die Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren und gemeinsam in Echtzeit an Projekten zu arbeiten. Oft werden die Programme auch als App Lösung angeboten. Generell bieten Videokonferenzsysteme Unternehmen eine gute und sichere Software-Lösung, die die gesamte Kommunikation erleichtert. Obwohl die Software-Tools der diversen Anbieter intuitiv zu bedienen sind, sollten Betriebe sich gezielt mit der Anleitung des ausgewählten Programms auseinandersetzen. Bei manchen Programmen sollte eine gemeinsame Schulung in Betracht gezogen werden, damit später die n Vorteile des Tools besser genutzt werden zu können. Für das Videokonferenzsystem von Microsoft gibt es eine Microsoft Teams Schulung, die die unterschiedlichen Funktionen des Systems erklärt:
- Chat
- Überblick über die Aktivitäten des Teams
- Kalender
- Online-Meeting
- Telefonkonferenz
- Telefonfunktion
- Datenaustausch
- Einsicht in Dateien des Teams über den Share-Point-Ordner
- Gruppen- und Teamarbeit
Andere Anbieter von Video-Konferenzsystemen bieten ebenso einen Support und gezielte Schulungen an. Videokonferenzsysteme bringen die Teamarbeit auf ein neues Level- vorausgesetzt, man kann die unterschiedlichen Funktionen auch nutzen und anwenden. Dafür muss die Bedienung für User*innen immer leicht umsetzbar bleiben. Videokonferenzsysteme bieten entscheidende Vorteile für Anwender*innen. Nicht nur virtuelle Meetings können über das jeweilige Konferenzsystem organisiert und abgehalten werden, sondern es dient vor allem dazu, die Teamarbeit zu strukturieren und zu erleichtern. Die bekannten Office Anwendungen Excel, PowerPoint, oder Word sind in der Regel in die Programme integriert und können gemeinsam bearbeitet und durchgesprochen werden. Eine Suchfunktion erleichtert das Auffinden von benötigten Dokumenten. Dazu kommt, dass die Informationen zwar offen und transparent sind, aber dennoch sicher. Das erleichtert die Kommunikation im Team und führt zu schnellen Ergebnissen. Umständlich hierarchisch aufgebaute Kommunikationswege entfallen und die Kommunikation wird schneller und effektiver – alles über eine App. Als digitaler Workspace kann ein Videokonferenzsystem zum ortsunabhängigen Arbeiten eingesetzt werden- eine Teamzusammenarbeit ist dennoch möglich. Das führt zu wesentlich mehr Flexibilität, was heute ein zentrales Thema darstellt. Die zeitgemäßen Online Video-Konferenzsysteme können auf allen mobilen Endgeräten eingesetzt werden. Sie funktionieren einfach über den Browser und ohne die Notwendigkeit, ein eigenes Programm auf das Gerät zu installieren. Die Strukturfunktion der Tools erleichtern die Übersicht über die Themen und Projekte, die anstehen.
