Zeitwächter und Co. Diese Tipps verhelfen zu sinnvollen Meetings
Wiesbaden (dpa/tmn) - „Ich sitze heute schon wieder fünf Stunden in Meetings.“ Es gibt wohl kaum einen Arbeitnehmer, der diesen Satz freudestrahlend ausspricht - zu unbeliebt sind Besprechungen aller Art, oft aus gutem Grund.
Doch damit sich das ändert, muss mehr passieren als Nörgelei unter Kollegen. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter können dafür etwas tun.
Zunächst sollte man gut darüber nachdenken, ob ein Meeting tatsächlich sein muss, rät Karrierecoach Ute Bölke aus Wiesbaden. Auch der Zeitpunkt muss passen: „Gleich am Montagmorgen zwei Stunden in einer Besprechung sitzen, das muss nicht sein.“ Außerdem sollte man pünktlich starten - sonst sind viele Teilnehmer schon genervt, bevor es überhaupt losgeht.
Wenn diese Basisfragen geklärt sind, ist das größte Problem oft, dass es kein klares Ziel gibt. „Dann ufern Besprechungen schon aus, bevor sie angefangen haben“, sagt Führungskräfte-Coach Axel Rittershaus. Ebenso wichtig ist eine klare Agenda. Denn dann ist direkt klar, wer was vorzubereiten oder beizutragen hat.
„Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, das Meeting zu einem Erfolg zu machen“, sagt Coach und Autor Michael Gerharz. Da gibt es zum Beispiel Kollegen, die ständig alles wiederholen, was andere schon längst gesagt haben. „Manchmal hören die einfach nicht gut zu. Bei komplexen Themen aber kann man einfach nicht alles im Kopf behalten, was bereits gesagt wurde“, erklärt Gerharz. Was Abhilfe schafft: Die Diskussion verschriftlichen und Gedanken visualisieren, zum Beispiel auf einem Whiteboard.
Bölke rät in diesem Zusammenhang auch zu einem Moderator, der als eine Art Zeitwächter fungiert: Er legt Redezeiten fest und achtet auch darauf, dass diese eingehalten werden. Denn nicht nur Wiederholungen können ein Problem sein. „Manche Teilnehmer kommen in einen Rausch, wenn sie erstmal dran sind, und dadurch zieht sich alles in die Länge“, erklärt Bölke.
„Viel reden spricht nicht für Kompetenz“, warnt Gerharz. „Kompetent wirken die, die sich verständlich ausdrücken können und auf den Punkt kommen.“ Er empfiehlt daher, sich für Präsentationen genau zu überlegen, was die Kernaussage ist - der sogenannte Küchenzuruf. Es lohne sich immer, die eigene Aussage vorher in drei Sätzen zusammenzufassen.
Wenn jemand in Sachen Redezeit über die Stränge schlägt, dürfen auch die Kollegen ihn bitten, zum Punkt zu kommen, sagt Rittershaus. Eine Besprechung erfordere schließlich von allen Beteiligten Disziplin. Rittershaus hält es auch für wichtig, dass man ehrlich miteinander umgeht: Wer nicht vorbereitet ist, sollte das offen zugeben. Dann kann eventuell die Agenda umgestellt werden, und man vergeudet weniger Zeit.
Feedback zur Besprechung sollte nicht nur am Ende des Meetings erfragt werden, wenn alle schon mit den Hufen scharren und gedanklich im nächsten Termin sind, rät Rittershaus. Es ist vielmehr sinnvoll, spontane Kommentare durch eine anonyme Befragung nach dem Meeting zu ergänzen. Dazu gebe es kostenlose Online-Tools. Der Fragebogen sollte spätestens am nächsten Morgen verschickt werden, das Ausfüllen darf höchstens fünf Minuten dauern.
Und noch etwas ist zu tun, wenn die Besprechung vorbei ist, so Rittershaus: „Alle müssen sich wirklich verpflichten, die besprochenen Inhalte auch umzusetzen.“ Das habe auch mit dem Verantwortungsgefühl jedes einzelnen Mitarbeiters zu tun. Passiert nach einem Meeting nichts, sei das frustrierend und demotivierend für die Beteiligten.
