Ratgeber Datensicherheit und Backup – unverzichtbar im Unternehmensalltag
Heute erledigen wir einen Großteil unserer Arbeit am Computer. Durch die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen und im Privatbereich erzeugen und nutzen wir mehr Daten als je zuvor.
Werden diese Informationen nicht regelmäßig durch Sicherheitsmaßnahmen wie Backups oder Archivierung geschützt, droht der Verlust von Daten bei Systemabsturz oder Stromausfall. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine übersichtliche Struktur zu schaffen und bereits während des Arbeitens die Daten zu speichern.
Was bringt eine effiziente Datenorganisation für Unternehmen?
Informationen und Daten bilden im Unternehmensalltag die Grundlage für Entscheidungen, geben Einblicke in die Bedürfnisse der Kunden und ermöglichen die Optimierung von Betriebsprozessen. Daten sind nicht nur Nebenprodukt des Betriebsalltags, sondern ein zentrales Element im modernen Geschäftsumfeld. Unternehmen, die mit den Daten ihrer Kunden und Geschäftspartner sorgfältig umgehen und einwandfreie Datenschutzpraktiken gewährleisten, signalisieren Professionalität und Vertrauenswürdigkeit. Ein Verlust von Kundendaten aufgrund mangelnder Sorgfalt kann dagegen nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch nachhaltig das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen. Es lohnt sich also, Mitarbeiter für die technischen Möglichkeiten der Datenarchivierung zu sensibilisieren. Alle Dokumente und Unterlagen sollten regelmäßig auf einer internen oder externen Festplatte, einem USB-Stick oder in der Cloud gesichert werden.
Wie funktioniert die Cloud?
Cloud Computing gehört in vielen großen Unternehmen schon lange zum IT-Alltag, obwohl nicht alle wissen, was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt. Für die Nutzung der Cloud werden externe Ressourcen von Servern und Rechenzentren über das Internet bereitgestellt. Dies birgt viele Vorteile für die Datensicherung. Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind, lassen sich jederzeit und von überall abrufen und bearbeiten, während Teammitglieder und Mitarbeiter gleichzeitig darauf Zugriff haben - ein großer Vorteil bei der Organisation komplexer Projekte, in denen ein größeres Team von verschiedenen Standorten auf einen gemeinsamen Datenpool zugreift. Ist die Kapazität des Servers erschöpft, lässt sich über den Anbieter neuer Speicherplatz flexibel nach Bedarf hinzubuchen. Nutzer ersparen sich dadurch die Anschaffung von teuren externen Festplatten. Cloud-Speicherung ist zudem komfortabel. Der Betreiber der Cloud übernimmt die Kosten für die Technik, den Betrieb und die Wartung. Voraussetzung für die Nutzung der Cloud-Dienste ist allerdings eine stabile Internetverbindung.
Digitales Archiv aufbauen und verwalten
Menschen sind unterschiedlich und ebenso unterschiedlich sind ihre Ordnungsprinzipien. Dies gilt auch für das Archivieren von digitalen Dokumenten. Wer sich lediglich auf die Erinnerung verlässt, hat eventuell später Schwierigkeiten, seine Daten wiederzufinden. Spätestens, wenn mehrere Mitarbeiter eines Teams Unterlagen wie Verträge, Schreiben oder Bildmaterial abfragen und bearbeiten, ist es ratsam, sich auf eine einheitliche Benennung und Struktur zu einigen. Beides sollte einfach und aussagekräftig sein, damit auch neue Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden. Chatverläufe und E-Mails, die ein teamübergreifendes Projekt betreffen, gehören ebenfalls in eine gemeinsame digitale Ablage. Bei umfangreichen Projekten werden E-Mails meist an einen größeren Verteiler geschickt und füllen gleich mehrere Postfächer an. Hier empfiehlt es sich, vorab zu klären, wer für das Archivieren der Mails verantwortlich ist, damit nicht mehrere gleichlautende Mails abgelegt werden. Angehängte PDF-Dateien speichern Sie idealerweise zusätzlich mit einem aussagekräftigen Dateinamen ab. Kaum jemand erinnert sich nach längerer Zeit, in welcher E-Mail dieser Anhang verschickt wurde. Die Verschlagwortung und Entwicklung einer schlüssigen Ablagestruktur erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung, minimiert dann allerdings auch die Frustration durch zeitaufwändiges Suchen.
