„Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens an dem Tag zugegangen sein, denn sonst ist der Vermieter mit etwaigen Nachforderungsansprüchen ausgeschlossen“, sagt Inka-Marie Storm des Eigentümerverbandes Haus & Grund in Berlin. Wer den Brief kurz vor Fristablauf persönlich in dem Briefkasten des Mieters einwirft, sollte sich einen Zeugen mitnehmen.

Übersteigen die Vorauszahlungen des Mieters die tatsächlich angefallenen Betriebskosten, müssen Vermieter das Guthaben auszahlen. Das gilt auch für eine Abrechnung, die zu spät beim Mieter eingetroffen ist. Sollte sich der Vermieter verrechnet haben, darf er den Fehler auch nach Ablauf der Ausschlussfrist beheben.

Die Abrechnung muss formal ordnungsgemäß sein - also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten sowie den Verteilungsschlüssel und alle Gesamtkosten, auch wenn diese nicht vollständig umlagefähig sind. So könne der Mieter rechnerisch den auf ihn entfallenen Anteil überprüfen und nachvollziehen, ob und in welcher Höhe die Gesamtkosten bereinigt worden sind, erklärt Storm.

Mieter können ihre Heizkosten nur zum Teil durch sparsames Verhalten beeinflussen. Laut Heizkostenvereinbarung müssen nur 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach der Wohnfläche umgelegt.

Vermieter dürfen innerhalb der gesetzlichen Vorgaben mit jedem Mieter einen eigenen Verteilungsschlüssel vereinbaren. Doch meist ist es für die Verwaltung einfacher, einen Verteilungsschlüssel einheitlich festzulegen.