In der Regel werde die Zuteilung der Zimmer computergestützt vorgenommen, erklärt Stefanie Heckel vom Deutschen Hotel- und Gaststättenverband (Dehoga). Die Rezeptionisten können natürlich Einfluss auf die Zimmervergabe nehmen. Zum Beispiel, wenn Stammgäste bestimmte Vorlieben äußern. Oder: Eine Tagung findet im Hotel statt. Dann würden die Teilnehmer eventuell auf derselben Etage untergebracht oder in der Nähe des Tagungsraums, sagt Heckel.

Wie handhaben die Hoteliers die Zimmervergabe? Bei Accor Hotels mit Marken wie Ibis und Sofitel gibt es eine mehrstufige Vorgehensweise. Behindertengerechte Zimmer werden zum Beispiel vorgeblockt, wenn sie ein Gast bei der Buchung anfragt, wie das Unternehmen erläutert. Am Vorabend werde die Zimmervergabe für die Anreisen am Folgetag bereits grob vorgeplant. Hat ein Gast mehrere Zimmer gebucht, etwa für sich und seine Familie, versuche man beispielsweise, alle Zimmer nebeneinander zu belegen. Am Anreisetag könnten Gäste im Falle einer Überbuchung einer Kategorie eventuell in eine höhere gestuft werden.

Generell aber erfolgt die Vergabe der Zimmernummer in den Accor-Häusern am Anreisetag nach dem Zufallsprinzip: Hat ein Mitarbeiter mehrere Zimmer zur Auswahl, frage er den Gast nach Vorlieben. Ist das nicht möglich, weil viele Gäste gleichzeitig einchecken wollen, werden die Zimmer aus dem System heraus nach aufsteigender Zahlenfolge vergeben.

Bei der Hotelkette Best Western spielen Gästewünsche bei der Zimmerverteilung innerhalb einer bestimmten Kategorie eine Rolle. Gibt ein Gast bei der Buchung etwa an, dass er Wert auf ein ruhiges Zimmer abseits der Hauptstraße lege, werde das berücksichtigt, teilt Best Western Hotels Central Europe mit, die in Deutschland sowie neun weiteren Ländern insgesamt 230 Hotels der Kette betreut. Äußern Gäste keine besonderen Vorlieben, werden die Zimmer in der Regel der Reihe nach abhängig vom Buchungseingang vergeben.