Alles im Griff - Tastenkürzel für die Arbeit am PC
Münster (dpa/tmn) - Abermillionen Menschen arbeiten täglich weltweit mit Textverarbeitungen. Das Grundprinzip ist kinderleicht, die Bedienung der verschiedenen Office-Suiten ähnelt sich. Einige kleine Tricks und Tastenkombinationen erleichtern die Arbeit enorm.
Wer kennt das nicht: Eine Zeile in Word beginnt mit einem Bindestrich, man beendet die Zeile mit „Enter“, und schon beginnt die nächste mit einem neuen Strich. Und wie macht man das jetzt weg? Dabei ist die Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen ziemlich einfach - zumindest die Grundfunktionen. „Mit Word kann jeder nach zehn Minuten einen Brief schreiben“, sagt EDV-Trainer Rainer Greiwing. „Man kriegt das hin, lernt aber mit den Jahren nichts hinzu, weil es ja funktioniert.“
Für ihn kommt es darauf an, „das Prinzip von Word zu verstehen“. Das betreffe auch Profis wie eine Chefsekretärin, die ihm gesagt habe, „wenn ich das so schreibe, dann kommt am Satzbeginn immer eine neue Nummer, die muss ich dann eben wieder löschen“. Solche Erfahrungen macht er sowohl an Volkshochschulen als auch in der Privatwirtschaft. „Denn wenn die Leute im Arbeitsstress sind, macht sich niemand die Mühe, es perfekt zu machen.“
Manchmal habe er keinen einzigen Teilnehmer, der den Unterschied zwischen einer Zeile und einem Absatz verstehe. „Fast alle nutzen am Ende eines Satzes die Enter-Taste, kaum jemand Shift und Enter.“ Das sei aber wichtig, wenn man später etwa komplette Absätze markieren oder nummerieren wolle. Solche Gliederungen wiederum sparen Zeit und Mühe, weil man dann etwa in einem Lebenslauf mit einem Klick alle Berufsausbildungen in einer anderen Schriftart anzeigen oder in einem längeren Text alle Überschriften gleichzeitig ändern könne.
Gerd-Michael Sens von der Justus-Liebig-Universität Gießen gibt seit 25 Jahren Word-Kurse. Ohne Vorkenntnisse komme kaum jemand. „Aber es gibt viele Sachen, die Leute sehr umständlich machen.“ So führen Nutzer etwa mit der Maus ganze Sätze oder Absätze entlang, um diese zu markieren, obwohl dies auch mit zwei oder drei Mausklicks funktioniert. Einzelne Wörter etwa mit einem Doppelklick, mit drei Klicks wird der ganze Absatz markiert. Die gedrückte Steuerungstaste (Strg) und die linke Maustaste markieren einen kompletten Satz. „Diese Methode klappt allerdings nicht immer, denn wenn in einem Satz eine Abkürzung wie usw. verwendet wird, denkt Word, dass der Satz bei der Abkürzung aufhört“, erklärt Sens.
Die markierten Sätze oder Absätze wiederum muss man nicht per Mausklick auf der Symbolleiste fetten oder unterstreichen. Flotter geht es mit der Tastenkombinationen Strg und Shift plus die Taste F zum Fetten oder U zum Unterstreichen. Programmübergreifend kann man auch mit Strg und Shift sowie den Pfeiltasten Wörter, Sätze, Absätze oder auch ganze Seiten markieren.
Für Philip Kiefer, Autor des Buches „Tastenkombinationen für Windows & Office“, gehören Strg und S zum Speichern, Kopieren mit Strg und C und Einfügen mit Strg und V zu den wichtigsten Kombinationen. Diese sogenannten Shortcuts helfen nicht nur beim Verfassen von Texten, sondern funktionieren auch bei der Dateiverwaltung in Windows. Mit Strg und A lässt sich ein Word-Dokument komplett markieren, aber auch alle Dateien oder Fotos in einem Ordner. Per Kopieren und Einfügen landen sie fix in einem beliebigen Ordner oder auf einem USB-Stick.
Sehr häufig benutzt Kiefer in Word auch F12 zum schnellen „Speichern unter“ von Dateien. Um schnell zu bestimmten Passagen zu springen, lohnt oft auch der Einsatz von Strg und F. Dieser Befehl öffnet die Freitextsuche. Wie viele dieser Shortcuts neben Word auch für freie Office-Varianten gelten, weiß keiner der Experten genau. „Bis Office 2003 war sehr viel identisch“, sagt Sens, seitdem geht die Entwicklung auseinander.
Nutzer können auch eigene Tastenkürzel erstellen, etwa für häufig benutzte Textbausteine. Autor Kiefer empfiehlt dafür die Freeware Keyboard Editor oder das Programm Hotkey Pro. In OpenOffice und LibreOffice lassen sich Tastatur-Zuordnungen unter „Extras/Anpassen/Tastatur“ individuell ändern.
