In jedem Fall werden die Termine - je nach Betriebssystem - über Google- oder Apple-Server synchronisiert. So lassen sich die Kalender nicht nur im Browser öffnen und bearbeiten, die Termine sind auch auf allen anderen Mobilgeräten aktuell, die man mit demselben Konto nutzt. Für den Partner, Freunde, Mitbewohner oder Kollegen kann man ganz nach Bedarf einen oder auch mehrere gemeinsame Kalender erstellen oder freischalten.

Doch es gibt noch mehr Organisationstools wie zum Beispiel Evernote. In der kostenlosen Version können Nutzer Notizen erstellen, Webartikel festhalten und das alles miteinander teilen. In der kostenlosen Version können allerdings nur zwei Geräte miteinander synchronisiert und pro Monat nur 60 Megabyte (MB) an Daten bewegt werden.

Wer To-do-Listen schätzt, sollte die Gratis-App Wunderlist ausprobieren. Damit lassen sich Planungen für jede Lebenslage erstellen und teilen, egal ob Urlaubspläne, Einkaufszettel oder Projekte. Nutzer können Fälligkeitsdaten setzen, Erinnerungen einstellen und einzelne Aufgaben kategorisieren oder als erledigt markieren. Das Fachmagazin „PC-Welt“ urteilt: „Das Programm überzeugt vor allem durch seine klar strukturierte, einfache Oberfläche.“

Mit der Anwendungen Trello können Nutzer ebenfalls Listen erstellen - und diese wie auf einer Magnettafel frei verschieben. „Das macht die Bedienung intuitiv und erleichtert den Einstieg in das Programm“, findet die „PC-Welt“. Jede Liste kann verschiedene Teilaufgaben, Checklisten und Links enthalten. Außerdem lassen sich Dateien bis 10 MB anfügen. Jeder Teileintrag kann mit einer Frist versehen und für andere Nutzer freigeschaltet werden. Einen Überblick über alle Termine gibt es im integrierten Kalender. In der Grundversion ist Trello kostenlos.

To-do-Listen und Kalender in einer App bietet auch Any.do. Die App bündelt Informationen aus den auf dem Smartphone vorinstallierten Anwendungen - dafür muss man ihr allerdings diesen Zugriff gewähren.

Famanice will den Familienalltag organisieren helfen: Von der Terminplanung über Einkaufslisten bis zum Stundenplan lässt die App kaum Wünsche offen. Einziger Nachteil: das etwas veraltete Design. In einer werbefinanzierten Version ist die App kostenfrei.

Auch für Wohngemeinschaften gibt es Tools, mit der Putz- und Finanzpläne am Kühlschrank überflüssig werden und mit deren Hilfe der WG-Alltag organisiert werden kann - etwa Flatastic. Auf einer Pinnwand innerhalb der App können Nutzer Mitbewohnern Nachrichten hinterlassen, außerdem gibt es eine Einkaufsliste, einen Putzplan sowie einen Überblick über Finanzen, Verträge und Abos. Die kostenlose, werbefinanzierte App bietet interessante Details. So bekommen Nutzer für das Abhaken von Aufgaben im Putzplan Punkte - so haben alle Mitbewohner einen Überblick, wer wie viel arbeitet.

Viele Tools sind mittlerweile so ausgereift, dass Nutzer fast alle gängigen Alltagsszenerien mit ihnen organisieren können, meint Andreas Weck vom Digitalmagazin „t3n“. In der Praxis hätten Anwender aber oft unterschiedliche Ansprüche, nach denen sie Dienste auswählen: „Während Evernote ein besseres Datenschutzkonzept als die Google-Dienste vorweisen kann, da es sich durch In-App-Verkäufe anstatt Werbung finanziert, kann Google mit einer tadellosen Gerätekompatibilität punkten“, nennt er ein Beispiel.

Wer derartige Dienste auch beruflich nutzen möchte, sollte darauf achten, nicht allzu sensible Informationen darin zu speichern, rät Weck. „Einen Projektmanagement-Fahrplan über den Google Calendar zu pflegen, dürfte in den allermeisten Unternehmen nicht besonders problematisch sein. Die Passwörter für Konten oder Postfächer in einem Google Doc abzulegen jedoch schon.“ Erhöhte Obacht gelte außerdem bei Kundendaten: „Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung spricht da eine sehr deutliche Sprache und kennt harte Sanktionen.“