Erstellt werden die Personenstandsbücher in den Standesämtern und werden nach Ablauf bestimmter Fristen an die jeweils zuständigen kommunalen Archive gegeben — so ist es seit 2009 geregelt. Die Unterlagen sind damit vor Ort für die Öffentlichkeit zugänglich. Rechtsanwälte und Notare greifen etwa bei Erbschaftsfragen darauf zu, weiß Jens Metzdorf, Leiter des Stadtarchivs Neuss.

Aber auch Familienforscher nutzen die Stadtarchive für ihre Recherche. Bislang haben sie dafür mit den Original-Dokumenten gearbeitet, die ihnen ein Archiv-Mitarbeiter in den Lesesaal gebracht hat. „Die intensive Benutzung ist für die Bücher natürlich nicht so angenehm“, erzählt Metzdorf, „es musste etwas passieren, dass die Daten weiter gelesen werden können, die Originale aber geschont werden.“ Die Idee zur Konservierung ist entstanden. „Der Mikrofilm ermöglicht eine Sicherung von bis zu 500 Jahren“, sagt Stephen Schröder, Leiter des Archivs im Rhein-Kreis Neuss.

Aus den kommunalen Archiven wurden die Akten Richtung Niedersachsen transportiert, wo sie digitalisiert und verfilmt wurden. Und als die Bücher nach und nach wieder in ihre Archive eintrafen, war die Arbeit noch nicht fertig: Unter anderem mussten die Digitalisate in Datenbanken eingestellt werden. Das Projekt hat knapp 68 000 Euro gekostet, möglich wurde es durch eine Förderung des Landschaftsverband Rheinland (LVR), der zwei Drittel der Kosten übernommen hat. Auch die Sparkassenstiftung leistete einen Beitrag zum Projekt.

Die kommunalen Archive im Kreis bekommen Suchanfragen aus der ganzen Welt: Sie können durch die Digitalisierung nun vom Schreibtisch aus erledigt werden, sagt Schröder. Ein Gang in das Archiv sei nicht mehr notwendig. Auch Michaele Messmann, Leiterin des Archivs in Korschenbroich, berichtet von einer vereinfachten Recherche: „Die Leute können nun selber an einem PC forschen“, sagt sie. „Vorher mussten sie warten, bis einer vom Standesamt Zeit für sie hatte, um die Unterlagen herauszusuchen.“