„Eine Liste verringert die Komplexität“, erklärt Jochen Mai. Das sorgt dafür, dass eine Liste auch im größten Chaos übersichtlich und damit leicht zu nutzen bleibt. „Eine To-do-Liste hat im Prinzip zwei Funktionen“, sagt Karrierecoach Bernd Slaghuis. „Sie organisiert den Arbeitsalltag, und sie vermittelt ein Gefühl von „Ich habe etwas geschafft und kann es abhaken.““

Für welchen Zeitraum man eine solche Liste anlegt, hängt von den persönlichen Vorlieben und dem Zweck ab. In der Regel macht es Sinn, zwei Listen zu führen, sagt Slaghuis: eine mit den täglichen Aufgaben und vielleicht noch eine Übersicht mit den To-dos der Woche. Im Idealfall setzt man sich schon am Vorabend hin und schreibt die Liste für den kommenden Tag: So kann man morgens gleich durchstarten und muss sich nicht erst sortieren.

Damit es sich mit einer To-do-Liste gut arbeiten lässt, sollte man ein paar Dinge beachten. Sie sollte vor allem realistisch abzuarbeiten sein, rät Anette Wahl-Wachendorf, Vizepräsidentin des Verbandes der der Werks- und Betriebsärzte. Das heißt: Nicht zu viel drauf schreiben und vor allem Störungen und Pausen einplanen. „Eine To-do-Liste sollte für maximal 70 bis 80 Prozent des Zeitkontingents angelegt sein.“

„Es macht keinen Sinn, mehr Sachen draufzuschreiben, als man schaffen kann“, sagt auch Mai. „Zwei bis drei Punkte in den nächsten Tag übernehmen ist okay.“ Die könne man dann gleich ganz oben auf die Liste setzen. Das sei ein weiterer wichtiger Aspekt: Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren, nicht nur sammeln. Deadlines und andere Termine geben dafür einen ersten guten Anhaltspunkt.

Slaghuis rät weiter dazu, die Liste nicht zu detailliert zu führen. So bleibt die To-do-Liste übersichtlich, und Berufstätige verzetteln sich beim Schreiben nicht. „Viele halten sich zu lange daran auf“, sagt der Berater. „In der Zeit, in der man eine detaillierte Liste erstellt, kann man vieles schon erledigen.“

Auch eher zeitaufwendig ist das sogenannte Bullet-Journal: Das ist im Prinzip ein Blanko-Buch, das man selbst in einen Kalender verwandelt, wie Mai erklärt - mit künstlerischer Gestaltung, Langfrist-Listen, Wünschen oder privaten Terminen. Wahl-Wachendorf schätzt an dem Prinzip vor allem, dass es sich individuell auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden lässt: „Eine Alternative, die man ausprobieren kann.“ Bernd Slaghuis ist da skeptischer: „So viel Liebe und Detailtreue in Listen zu stecken, dass sie ein ganzes Buch ergeben, erfüllt das noch die Effizienz, die eine Liste bringen soll?“

Stattdessen rät er zur Not-To-do-Liste: Die werde vor allem dafür genutzt, sich Zeitfresser abzugewöhnen - zum Beispiel Facebook-Surferei während der Arbeit. Das könnte man sich auf einen Zettel schreiben und diesen dort platzieren, wo man regelmäßig hinsieht. Und wer sich die Zeitfresser abgewöhnt, wird vielleicht auch schneller mit seiner To-do-Liste fertig.