Digital Datensicherung bei Unternehmen
Mit den immer weiter steigenden Herausforderungen rund um die IT in Unternehmen, richtet sich der Fokus verstärkt auf die Sicherung und Speicherung von Dateien.
Nicht nur aufgrund der Aspekte beim Thema digitaler Sicherheit, sondern auch unter dem Eindruck der Vorgaben vom Gesetzgeber, ist ein Konzept für die korrekte und langfristige Aufbewahrung von digitalen Daten von großer Bedeutung. Dabei müssen die Systeme natürlich immer dem individuellen Bedarf und dem Budget der Unternehmen angepasst werden. Gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben, die sich ihre Infrastruktur gerade im Zuge der Digitalisierung erst aufbauen, sollte aber von Beginn an auf ein gutes Konzept zur Sicherung gesetzt werden.
Wie kann die Datensicherung in einem Unternehmen erfolgen?
Eine Speicherung der Daten kann mit unterschiedlichen Methoden aus dem Bereich der Informationstechnologie erfolgen. Der Klassiker ist wohl die Verlagerung auf ein externes Gerät. In diesem Fall werden die Daten nicht lokal auf einem Computer gespeichert, sondern darüber hinaus mit einem externen Speichermedium synchronisiert. Das kann eine einfache Lösung wie eine externe Festplatte sein, ist aber in den meisten Fällen ein externer Server oder eine Speicherlösung wie ein NAS. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass die Daten dezentral auf einzelnen Computern gespeichert werden. Das macht nicht nur den Fall einer versehentlichen Löschung wahrscheinlicher, sondern sorgt natürlich auch dafür, dass die Daten anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung stehen.
Die wohl beliebteste Methode der neueren Zeit ist die Sicherung von Daten in der Cloud bei einem IT-Service. Durch die konstante Verbindung mit dem Internet können die entsprechenden Daten einfach im Internet gespeichert werden und sind dann nicht nur für Backups verfügbar, sondern auch für eine langfristige Archivierung. Hier ist aber das Problem, dass man sich in der Regel auf einen externen Anbieter verlassen muss - gerade für die langfristige Datenspeicherung kann das zu einem Risiko werden, das in den eigenen Plänen einkalkuliert werden sollte.
Unterschied zwischen Datensicherungen und Datenspeicherung
Generell gilt es bei der Suche nach einer guten Lösung für die Sicherung und Speicherung zwischen den langfristigen und kurzfristigen Lösungen zu unterscheiden. Eine Speicherung im Live-Betrieb dient beispielsweise nur als ein kurzfristiges Backup. Hier soll dafür gesorgt werden, dass die Daten zentral abgelegt werden und im Zweifel bei einem Problem mit einem Endgerät einfach wieder abgerufen werden können. Eine deutlich wichtigere Herausforderung ist die regelmäßige Erstellung von Backups als Sicherung für das Unternehmen. In diesem Fall werden die Daten extern gespeichert um im Fall von Datenverlusten eine Kopie der Dateien zu haben. Das kann auch dann wichtig sein, wenn das Livesystem beispielsweise von einem Virus betroffen ist. In der Regel werden diese Backups über verschiedene Zeiträume erstellt und es gibt mehr als eine Kopie - nur für den Fall der Fälle.
Ein weiterer Aspekt ist die langfristige Datensicherung. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass bestimmte Daten über lange Jahre aufbewahrt bleiben müssen, um für eine etwaige Betriebs- oder Steuerprüfung zur Verfügung zu stehen. Für diesen Zweck ist es wichtig, dass die Daten nicht einfach nur gesichert, sondern darüber hinaus unveränderbar sind. Externe Medien bieten sich hier an - allerdings auch hier in mehrfacher Ausführung. Dazu kommen externe Anbieter, die sich für genau solche Lösungen spezialisiert haben.
Wie lange müssen Datensicherungen aufbewahrt werden?
Die Fristen für die Aufbewahrung von Daten orientieren sich an unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften und variieren mitunter stark voneinander. Gerade unter dem Eindruck der neuerlichen Vorgaben im Datenschutz sind wieder verschiedene Fristen hinzugekommen, die die langfristige Aufbewahrung von digitalen Daten vorschreiben. Die längsten Fristen sind aber in der Buchhaltung zu finden. Da inzwischen in vielen Unternehmen auf das papierlose Büro gesetzt wird und die entsprechenden Vorgänge fast immer digital auf den Systemen vorhanden sind, müssen die Daten hier mitunter bis zehn Jahre gespeichert werden und können erst dann wieder gelöscht werden. Alles in allem ist das auch der Richtwert, an dem man sich bei der Sicherung orientieren sollte. Mit einem guten Konzept und der richtigen Hardware dahinter sollte es darüber hinaus kein Problem damit geben, die Daten für einen solchen Zeitraum nachhaltig aufzubewahren.
