Hinter den Vorgaben steckt meistens erst einmal ein praktischer Grund, sagt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein. „Unternehmen wollen einen einheitlichen und unverwechselbaren Außenauftritt. Außerdem stellt man so klar, dass das eine autorisierte Mail von genau diesem Unternehmen ist - und wer da spricht.“ Außerdem gibt es gesetzliche Vorgaben für Unternehmen für die Signatur.

Arbeitnehmer müssen sich in der Regel daran halten. Denn solche Vorgaben zur Korrespondenz sind Arbeitsleitlinien. Deren Inhalte bestimmt der Arbeitgeber, erklärt Meyer. Das gilt nicht nur für E-Mails, sondern auch für Brief-Korrespondenz oder für das Telefon: Der Arbeitgeber kann zum Beispiel vorschreiben, wie sich Arbeitnehmer bei Anrufen genau melden müssen.

Das heißt auch: Wenn der Chef vorgibt, dass Arbeitnehmer ihren Vor- und Nachnamen unter jede E-Mail schreiben müssen und die dienstliche Mail-Adresse beides enthält, ist die Vorgabe für Arbeitnehmer verbindlich. „Ausnahmen können sein, wenn die Arbeitnehmer in sicherheitsempfindlichen Bereichen tätig sind oder durch die Nennung des Vor- und Nachnamens konkret gefährdet werden können“, sagt Meyer. „Dann kann im Einzelfall der Schutz der Persönlichkeitsrechte vorgehen.“