Pufferzeiten und Prioritäten: Zeitmanagement im Berfusalltag
Berlin (dpa) - Endlich mal stressfrei durch den Arbeitstag? Wer sich seine Zeit schlecht einteilt, kann davon nur träumen. Doch das muss so nicht bleiben. Wie sich die eigene Planung verbessern lässt, erklärt Diplom-Psychologin Helen Hannerfeldt, die als Coach in Berlin arbeitet.
Tätigkeitsanalyse machen: Kommen Berufstätige ständig nicht mit ihrer Zeit zurecht, sollten sie eine Tätigkeitsanalyse erstellen. Am besten notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben Sie machen und wie lange Sie dafür brauchen, empfiehlt Hannerfeldt. Häufig verschätzen sich Berufstätige bei der Frage, wie viel Zeit einzelne Arbeitsschritte in Anspruch nehmen. Das Tagebuch hilft dabei, sich die Dauer bewusstzumachen.
Tages- und Wochenplanung erstellen: Auf Basis der Tätigkeitsanalyse können Sie eine Tages- und Wochenplanung erstellen. Nun können Sie festlegen, welche Aufgaben Sie etwa am Montag machen wollen, wie lange Sie dafür schätzungsweise brauchen und auf wie viele Arbeitsstunden Sie insgesamt kommen. „Mancher stellt dann fest, dass er auf 17 Arbeitsstunden kommt - Fahrtwege und Zeit zum Essen noch nicht eingerechnet“, sagt Hannerfeldt. Das kann nicht funktionieren.
Pufferzeiten einplanen: Beim Plänemachen lassen Sie idealerweise Pufferzeiten frei. Dann kommt Ihr Plan nicht durcheinander, wenn etwa der Chef mit einer unvorhergesehenen Aufgabe auf Sie zukommt. Hannerfeldt rät, mindestens 20 Prozent der Zeit als Pufferzeit frei zu lassen.
Prioritäten setzen: Sehen Berufstätige bereits bei der Planung, dass alle Aufgaben auf einmal nicht zu schaffen sind, müssen sie Prioritäten setzen. Wer dabei unsicher ist, kann den Chef fragen: „Ich habe diese Aufgabenliste. Was hat nun Priorität?“
