Ein Empfang mit unvergleichlichem Blick auf den Dom und die Altstadt im KölnTriangle, eine Feier in den mittelalterlichen Mauern des Gürzenich oder ein wahrhaft duftiges Incentive in den Räumlichkeiten der weltberühmten Parfümmarke 4711? Die Stadt Köln hat eine Menge spektakulärer Event Locations zu bieten. Wer seine Geschäftspartner eher sportlich nimmt, der lädt in die Indoor-Golfhalle GOLFDOM ein, in der sich eine Partie Golf mit einer Produktpräsentation verbinden lässt. Und wer hoch hinaus will, bucht die Seilbahn über den Rhein. Eine andere außergewöhnliche Location ist der beliebte Freizeitpark Phantasialand vor den Toren der Stadt in Brühl.

Doch mit der perfekten Location allein ist es noch nicht getan, wie jeder Eventmanager bestätigen kann. Innerhalb der Location müssen die richtigen Räume gebucht werden, das Catering und die Unterhaltung. Ohne die richtige technische Ausstattung geht heute ebenfalls nichts mehr. Dazu gehören die Inszenierung vor Ort mit der richtigen Licht- und Soundregie, sowie die Übertragung per Streaming an interessierte Partner in aller Welt. Insgesamt 53.400 Veranstaltungen mit rund 4,4 Millionen Teilnehmenden verzeichnet die MICE-Branche in Köln jährlich, wie die Broschüre Meeting Point Cologne des Cologne Convention Bureau (CCB) erklärt. Als Bindeglied zwischen den einladenden Firmen und der Event-Branche mit ihren verschiedenen Bereichen dienen dabei spezielle Agenturen. Doch wie lässt sich eine vertrauensvolle Eventagentur für Köln finden?

Eine erste Anlaufstelle können offizielle Verzeichnisse wie das der Stadt sein, die zahlreiche größere und kleinere Eventagenturen für Köln auflisten. Je länger eine Veranstaltungsagentur bereits in Köln aktiv ist und je mehr Referenzen sie aufweisen kann, umso größer ist die Chance, dass es sich um einen renommierten Anbieter mit wertvollen Kontakten handelt. Dieser kann dann auch noch die ersehnte Location oder den angesagten Top-DJ buchen, wenn offiziell nichts mehr zu machen ist. Eine Eventfirma mit Sitz in Köln selbst wie etwa event&promotion kann dafür vielleicht durch lokale Verbindungen noch schnell Alternativen finden.

Daneben gibt es größere Agenturen, die in mehreren Städten Niederlassungen haben und häufig sogar international agieren. So ist East End als Eventagentur in Köln und anderen deutschen Städten, wie im Ausland aktiv und verfügt über ein entsprechend großes Netzwerk. Dies ist besonders hilfreich, wenn ausländische Gäste zum Event eingeladen werden, auf deren Ansprüche eingegangen werden muss. Dabei kann es sich um bestimmte Speisevorschriften handeln oder die Notwendigkeit von Dolmetschern vor Ort.

Auf den Websites der Eventagenturen sollte stets eine Liste mit Referenzen der bisherigen Kooperationspartner und durchgeführten Events zu finden sein. Dabei sollte natürlich darauf geachtet werden, dass die jeweilige Agentur zum eigenen Bedarf passt. Ein kleines Start-Up, das einen in erster Linie digitalen Produktlaunch in einem einzigen Raum mit 20 Teilnehmern plant, benötigt eine Agentur, die nicht nur beeindruckende Großveranstaltungen für über 500 Teilnehmer und umfangreichem Programm auf die Beine stellt. Start-Ups haben außerdem oft noch keine große Erfahrung mit der Planung von Business-Events. Dann ist es umso wichtiger, dass der Partner über viel davon verfügt und nicht neu im Markt ist. 

Weiterhin sollten die Website und die Social-Media-Kanäle der Agentur gepflegt und vor allem aktuell wirken. Neben überzeugenden Fotos der Veranstaltungen sollten auch Fotos der Mitarbeiter zu sehen sein, um eine bessere Vorstellung von den zukünftigen Kooperationspartnern zu erhalten. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass gewisse Überzeugungen mit den eigenen übereinstimmen. So gibt es mittlerweile Eventagenturen, die sich ganz auf nachhaltige klimaneutrale Veranstaltungen spezialisiert haben. Wer sich als fortschrittliches grünes Unternehmen präsentieren will, der ist hier richtig. Anderen ist es dagegen wichtiger, sich auf dem allerneuesten Stand der Technik mit hybriden Business-Events, Live-Streaming und Virtual Reality zu zeigen. Auch hier gibt es entsprechende Spezialisten.

Auf der Suche nach der richtigen Eventagentur in Köln sollte sich niemand direkt auf einen einzigen Kandidaten festlegen. Viel besser ist es, mit mehreren Agenturen persönliche Treffen zu vereinbaren. Im Erstgespräch wird dann festgestellt, ob die Chemie zwischen den potenziellen Partnern stimmt. Fühlt sich der Kunde mit seinen Wünschen ernst genommen und stellt der Agentur-Mitarbeiter viele interessierte Fragen? Kann er wiederum Fragen kompetent und ausführlich beantworten? Und schließlich: Welche Preise werden aufgerufen?

Schließlich sollte die Auswahl auf zwei oder drei Kandidaten eingeschränkt werden, die um die Erstellung eines Angebotes gebeten werden. Die Angebotserstellung ist meist kostenpflichtig. Allerdings wird der Preis bei Annahme des Angebotes und eines Vertragsabschlusses verrechnet. Dies ist eine vollkommen faire Praxis, da die Agentur bereits Energie und Zeit in die Erstellung des Angebotes investiert.

Ein letzter Tipp: Vorsicht bei der Entscheidung zwischen den Angeboten. Das billigste Angebot ist nicht unbedingt das Beste. Möglicherweise spart die Agentur am falschen Ende oder kann das vereinbarte Budget später nicht halten. Darum gilt auch hier die Maxime der Brautschau: Es prüfe, wer sich (langfristig) bindet…