Unternehmer: Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige Speicherfrist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde.

Zu Beginn des Jahres 2016 können Unternehmer daher Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2005 oder früheren Datums entsorgen. Dies gilt auch für Inventare, die bis 31. Dezember 2005 oder früher aufgestellt worden sind sowie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte.

Empfangene Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2009 oder früher eingegangen sind, und Durchschriften abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2009 oder früher abgesendet wurden, können ebenfalls aussortiert werden.

Privatpersonen: Sie müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. „Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab und sendet keine Belege nach, sollte er die Belege mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren“, empfiehlt Klocke.

Eine Sonderregelung gibt es allerdings für Steuerzahler, die gut verdient haben. Wer positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte von mehr als 500 000 Euro erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.