Etwas Abhilfe können moderne Tools wie DeinMeeting schaffen, die Nutzern mit einigen nützlichen Funktionen unter die Arme greifen. Der kostenlose Online-Dienst hilft Anwendern bei der Vor- und Nachbereitung einer Konferenz. Dabei ist die Benutzeroberfläche recht schlicht gehalten, der Funktionsumfang beschränkt sich auf das Nötigste. Gerade diese Einfachheit macht den Service zu einem wertvollen Helfer im Büroalltag.

Zunächst legt der Anwender ein neues Meeting an und verpasst diesem einen Titel und eine Beschreibung. Es folgen Datum, Start- und Endzeit sowie Meeting-Ort. Anschließend lädt man die Teilnehmer ein, indem man ihre Namen und E-Mail-Adressen eingibt. Das muss der Nutzer aber nur einmal erledigen. Auf Wunsch lässt sich noch eine Tagesordnung erstellen, bevor die Einladung an die Kollegen rausgeht. Der Versand kann auch später erfolgen - bei Bedarf sogar automatisiert und mit Anhang.

DeinMeeting bietet zudem eine Protokollfunktion samt Aufgabenverteilung an. Somit erhalten nicht nur alle eine Abschrift des Meeting-Verlaufs, sondern einzelne Teilnehmer auch eine separate E-Mail mit Aufgaben (eventuell samt Deadline), sofern es welche gibt. Einmal angelegte Meetings lassen sich kopieren bzw. als Vorlage für neue Treffen nutzen. Die Planung der täglichen Morgenkonferenz wird damit nicht mehr zum Zeitfresser.

Die Macher von DeinMeeting legen laut eigener Aussage viel Wert auf die Sicherheit. Gerade weil Firmen das Angebot nutzen sollen und dem Service sensible Daten anvertrauen, ist das ein wichtiger Aspekt. Demnach läuft die Kommunikation mit der Webseite stets verschlüsselt ab. Außerdem stehen die Server des Dienstes in Deutschland, was für hohen Datenschutz spricht. Nicht zuletzt wird für jedes Konto eine eigene Datenbank angelegt, so dass ein Einbruch in das komplette System ausgeschlossen sein sollte.