Wer Rücksicht nehmen möchte, achtet also darauf, eher kleine Dokumente zu verschicken - und macht voluminöse Dokumente kleiner. Es gibt verschiedene Methoden und Möglichkeiten, den Speicherbedarf eines Word-Dokuments zu verringern. Ein guter Ansatz sind die im Dokument möglicherweise eingebetteten Medien.

Enthält ein Word-Dokument zum Beispiel eine hohe Anzahl an Bildern, lassen sich die Bilder verkleinern. Der Vorteil: Dadurch schrumpft das Speichervolumen des Dokuments. Da darunter allerdings auch die Qualität der Grafiken leidet, sollte man den Vorgang nur an einer Kopie des Word-Dokuments durchführen.

Alle in einem Word-Dokument enthaltenen Bilder lassen sich auf einen Rutsch verkleinern, indem zunächst auf eine der Grafiken doppelt geklickt wird. Dann oben im Menü von Word unter „Bildformat“ die Funktion „Anpassen“ und hier „Bilder komprimieren“ auswählen. In der Liste dann „eMail“ auswählen und mit „OK“ bestätigen.