40 000 Menschen nutzen den Bürgerservice jedes Jahr – und viele von ihnen haben leidvolle Erfahrungen beim Besuch der zuständigen Verwaltungsstelle Mitte im Erdgeschoss des Seidenweberhauses gemacht. Wer das Büro am Theaterplatz nutzt, muss zumeist Geduld und körperliche Ausdauer mitbringen. Ob für den Antrag auf einen neuen Personalausweis oder nur um Hundebeutel zu kaufen. Die Sitzmöglichkeiten sind begrenzt und auch die Schreibtische der acht Mitarbeiter stehen auf der Fläche im Erdgeschoss sehr nah beieinander. Diskrete Gespräche bei Meldeangelegenheiten oder bei der Beantragung von Führungszeugnissen sind nur schwer zu führen und im Hinblick auf den Datenschutz kritisch. Unter dem oft gereizten Klima leiden auch die Verwaltungsmitarbeiter.

Doch das soll bald anders werden. Auch weil das Seidenweberhaus aufgegeben wird. Das Büro Mandel Architekten und Ingenieure aus Essen hat nun eine Machbarkeitsstudie für ein neues Bürgerbüro vorgestellt. Für 3,5 Millionen Euro soll demnach die frühere Einwohnermeldeamt-Halle (EMA) im Rathaus zu einer modernen, mitarbeiter- und bürgerfreundlichen Servicestelle umgebaut werden. Auf der 1000 Quadratmeter großen Fläche im Erdgeschoss des Gebäudes am Von-der-Leyen-Platz arbeiten in einem kleinen Bereich die Mitarbeiter des Pass- und Meldewesens, der größere Teil ist mit Stellwänden abgetrennt und dient neben dem IT-Serverraum als Briefwahlbüro.

Nach der Fertigstellung Ende 2021 sollen dort regelmäßig zehn Mitarbeiter in so genannten Front-Office-Plätzen (zur Sankt-Anton-Straße) für die Bürger direkt erreichbar sein – von 30 insgesamt in dem neuen Büro. Der Wartebereich (an der Fassadenfront zum Von-der-Leyen-Platz) wird nach den Plänen für 50 bis 60 Personen geschmeidig gestaltet. „Wir wollen ein Ambiente schaffen, in dem ein angenehmer Aufenthalt möglich ist“, sagt Oberbürgermeister Frank Meyer. Lange Wartezeiten soll es aber laut Stadtdirektorin Beate Zielke durch die ständige Präsenz der zehn Mitarbeiter möglichst nicht geben. „Wir wollen damit erreichen, dass wir verlässliche Zeiten vorhalten.“ Entzerrt werden sollen aktuell langwierige und umständliche Prozesse auch durch einen Info-Punkt in der Nähe des Eingangs. Ohne auf einen Termin mit dem Sachbearbeiter warten zu müssen, sollen dort beispielsweise Dokumente wie ein beantragter Pass ohne bürokratischen Aufwand abgeholt werden und schnelle Hinweise erfragt werden können.

Der Eingang für das neue Bürgerbüro Mitte wird nach den aktuellen Vorstellungen links neben dem historischen Haupteingang des Rathauses zum Block A sein, weil nur dort ein Zugang möglich ist, ohne gravierend baulich auf Dauer in den Denkmalschutz einzugreifen. Auch der Eingang an der Sankt-Anton-Straße, der direkt in das geplant Bürgerbüro führen würde, kann aus dem Grund für den ständigen Publikumsverkehr nicht genutzt werden. „Das bekommen wir nicht barrierefrei hin“, sagt Dirk Bangel vom Fachbereich Bürgerservice.

Um Zeit in den Arbeitsabläufen zu gewinnen, sind neben dem „Info-Point“ auch so genannte Speed-Capture-Terminals im Gespräch. Damit können die Bürger ihre biometrischen Daten (Foto, Fingerabdrücke, Unterschrift) für Ausweise und Pässe selbst erfassen. „Dann sind die Daten schon beim Sachbearbeiter, wenn der Bürger zum Termin aufgerufen wird“, erläutert Zielke.

Ob sich durch die digitale Entwicklung und immer mehr Menschen, die Online-Möglichkeiten nutzen, die Notwendigkeit einer kostenintensiven Sanierung für ein neues Bürgerbüro überhaupt lohnt, sieht Beate Zielke nicht nur mit Blick auf viele ältere Menschen nicht. Zudem komme es einem Blick in die Glaskugel gleich, ob sich in zwei bis drei Jahren die gesetzlichen Vorgaben änderten. Außerdem würde das neue Bürgerbüro so konzipiert, dass die Räumlichkeiten auch künftig genutzt werden könnten. „Wir werden mit Sicherheit eine große Halle noch brauchen.“