Digitalisierung und Personal in Neuss Lachmann: „Manchmal muss man auch dickere Bretter bohren“

Interview Der Beigeordnete Holger Lachmann spricht über den Ausbau der Online-Bürgerservices und Pläne für das Jahr 2020.

Herr Lachmann, das Rathaus soll digitaler werden. Das ist keine Zukunftsvision, sondern ein laufender Prozess. Wo steht die Stadt Neuss?

Holger Lachmann: Wir sind auf einem sehr guten Weg. In diesem Jahr haben wir zum Beispiel das Serviceportal für Bürger ausgebaut. Es gibt also mehr Verwaltungsangelegenheiten, die Bürger bequem online von zu Hause oder unterwegs aus erledigen können. Bisher konnten wir ja schon die Online-Beantragung von Bewohner-Parkausweisen durchführen. Jetzt ist zum Beispiel auch die Urkundenbestellung im Bereich des Standesamtes möglich. Es können also Urkunden aus dem Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister online beantragt werden. Das ist auch medienbruchfrei möglich.

Was heißt das konkret?

Lachmann: Wir bieten in diesem Fall auch eine Online-Bezahlfunktion an. Wir wollen ja weg von dem Phänomen, dass etwas ins Netz gestellt wird, der Bürger füllt es dann aus, muss es dann möglicherweise ausdrucken, schickt es an die Verwaltung und jemand im Rathaus tippt es dann wieder zur Erfassung ab. Das wäre unterm Strich sinnlos. Wir schaffen daher nach und nach ein digitales Angebot aus einem Guss. Eine solche medienbruchfreie Digitalisierung in allen Bereichen, in denen sie möglich ist, ist
unser Ziel.

Dafür bedarf es entsprechender Strukturen im Rathaus. 2019 wurde auch daran gearbeitet, sie auf die Anforderungen der Digitalisierung anzupassen.

Lachmann: Ja, das ist ein wichtiger Schritt. Wir haben daher dieses Jahr das Amt für Verwaltungsdigitalisierung eingerichtet und eine CDO – also eine Digitalchefin – berufen. Wir erhoffen uns, dass wir eine noch stärkere Bündelung des Themas Digitalisierung mit dem Thema Organisation schaffen. Wir wollen im Rahmen des Umbaus unserer Verwaltung schließlich weiter Fahrt aufnehmen.

Bei Verwaltungsdigitalisierung ist es ein bisschen wie mit dem berüchtigten Eisberg. Von außen direkt sichtbar ist oft nur die Spitze. Wer den Rest sehen will, muss genau hinschauen. Was ist für 2020 geplant?

Lachmann: In 2020 werden wir den Projektstart unseres Dokumentenmanagementsystems haben. Wer tatsächlich eine digitale Verwaltung haben möchte, braucht zum Beispiel einen einheitlichen Aktenplan und Ähnliches. Auch die E-Rechnung, also die elektronische Rechnung, wollen wir 2020 umfassend einrichten. Das alles geschieht vor dem Hintergrund, dass wir die papierbezogene Bearbeitung kontinuierlich reduzieren wollen. Zu den gut sichtbaren Dingen: Auch der Ausbau des Online-Serviceportals wird in 2020 weitergehen.

Wo gibt es Hindernisse?

Lachmann: Gerade die Prozesse im Hintergrund auf den Weg zu bringen, ist eine Menge Arbeit. Und wir haben in Deutschland föderale Strukturen, die wir berücksichtigen müssen. Wir haben teilweise unterschiedliche Behörden, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Manchmal muss man dann auch dickere Bretter bohren.

Ein Beispiel, bitte.

Lachmann: Wir wollen uns zum Beispiel mit einem Projekt „Elfe“ auf den Weg machen. Das Kürzel steht für „Einfach Leistungen für Eltern“. Dabei geht es darum, im frühkindlichen Bereich alle Leistungen aus einer Hand anzubieten. Eltern sollen sich künftig Parallel-Anträge sparen, aber dazu muss man viele Akteure zusammenbringen, zum Beispiel die Stadt, den Kreis und den Landschaftsverband. Hinzu kommen Bundes- und Landesgesetze.

Wie schwierig ist die Umsetzung?

Lachmann: Das alles in Einklang zu bringen, so dass der Bürger am Ende idealerweise einen Ansprechpartner hat, benötigt Zeit. Das Projekt kommt ursprünglich aus Bremen. Land und Stadt sind in dem Stadtstaat natürlich enger beisammen, das macht es dort um einiges einfacher als in einer doch etwas föderaleren Struktur wie in NRW, gerade als kreisangehörige Stadt wie Neuss. 2020 werden wir „Elfe“ weiter vorantreiben. Aber wir werden wohl nicht soweit sein, dass es dann schon starten kann.

Unterm Strich sollen bei der Verwaltungsdigitalisierung am Ende ja vor allem zwei Dinge stehen. Erstens verbringt niemand gerne viel Zeit auf dem Amt, das lässt sich reduzieren. Zweitens ermöglicht es die Digitalisierung, die Arbeitskraft in der Verwaltung gezielter einzusetzen.

Lachmann: Wir reduzieren tatsächlich die Zeit, die Bürger bei uns auf dem Amt verbringen. Das haben wir im Übrigen auch durch die Online-Terminvergabe des Bürgeramtes geschafft. Wartezeiten sind dadurch massiv entfallen. Wenn Sie einen Termin haben, kommen Sie in der Regel in wenigen Minuten dran. In der Vergangenheit haben Sie auch schon mal 90 Minuten gewartet. Das hat natürlich Vorteile für den Bürger, aber auch für die Kollegen. Die Dienstplangestaltung wird verlässlicher. Wenn um 18 Uhr Bearbeitungsschluss ist, sitzt man zum Beispiel nicht um 19 Uhr noch mit dem letzten Kunden, der wartet, da.

Ein weiteres Thema, das in Ihrem Dezernat angesiedelt ist, ist das Personal. Da gab es intensive Diskussionen um den Stellenplan, der am Ende bewilligt wurde. Aber mit der Vorgabe, dies dürfe kein Geld kosten. Wie soll das gehen?

Lachmann: Ich fange mit einem Punkt an, der mir wichtig ist: Es wurde in den vergangenen Monaten von Frau Stadtverordneter Koenemann kommuniziert, dass wir die Politik nicht vollumfänglich informiert hätten. Das weise ich ausdrücklich und sehr deutlich zurück. Ergänzend zu den schriftlichen Informationen standen wir auch für Nachfragen und Einladungen in die Fraktionen zur Verfügung. Das wurde von anderen Fraktionen auch bestätigt und wahrgenommen. Was das konkrete Thema angeht: Im Moment haben wir ein Auseinanderklaffen zwischen dem, was beschlossen wird, und der Art, wie es hinterher kommuniziert wird.

Wie meinen Sie das?

Lachmann: Ich nenne ein Beispiel. Wir haben in der Vergangenheit Mehrstellen im Bereich des Gebäudemanagements angeregt, weil die zunehmenden Aufgaben – Schulbau, Kitabau, Feuerwehr – dort nicht mehr geschafft werden konnten. Auch die Kosten haben wir vorgelegt. Die Schaffung dieser Stellen wurde politisch mit breiten Mehrheiten beschlossen, weil der Bedarf gesehen wurde. Und jetzt wird uns als Verwaltung vorgehalten, dass dieses Personal Geld kostet. Ich verantworte die Mehrkosten für Stellen und Personal genauso wie die, die sie politisch beschließen. Das wird dann aber gerne weggelassen.

Aber wie wollen Sie die Sparvorgabe umsetzen?

Lachmann: Darüber werden wir uns Gedanken machen, und dabei auch gleichzeitig den Rat weiterhin einbinden. Man muss ja auch sehen: Wenn man einsparen will, dann muss man sich auch mit zusätzlichen Aufgaben zurückhalten beziehungsweise Aufgaben reduzieren. Ich verstehe zwar diese politische Debatte mit „Wir sind nicht für Einsparungen zuständig, das schieben wir mal schön zum Bürgermeister“. Im Kommunalrecht steht aber das Recht, Ausgaben zu beschließen, genau im gleichen Paragrafen wie das Recht des Rates, Einsparungen zu beschließen. Man muss nur bereit sein, beides politisch auch wahrzunehmen.