Abi-Ball 2012: Jetzt mit Planen beginnen
Berlin (dpa/tmn) - Der Abi-Ball soll der glamouröse Abschluss der Schulzeit werden - das muss rechtzeitig vorbereitet werden. Ein Jahr Vorlauf sollte es schon sein - die Abiturienten für 2012 sollten deshalb jetzt mit dem Planen beginnen.
„Der Abiturjahrgang 2012 sollte jetzt mit der Planung beginnen“, rät Bettina Schrenk von der Eventagentur Schrenk + Schrenk in Berlin. Dabei sei es nicht einmal nötig, die Organisation einer externen Agentur anzuvertrauen. „Wenn man es selbst organisiert, wird es auf jeden Fall persönlicher.“
In Berlin und Brandenburg endete die Schulzeit für rund 1000 Schüler mit einer Enttäuschung: Rund 30 Schulen hatten die Firma „Easy Abi“ mit der Organisation des Abi-Balls beauftragt. Die Firma soll das Geld dafür kassiert, die Bälle aber nie organisiert haben. Nun ist die Justiz mit dem Fall beschäftigt.
Der nächste Jahrgang sollte sich also gut überlegen, ob er die Organisation in fremde Hände legt. Mit folgenden Tipps der Profis bekommen auch Anfänger ein rauschendes Fest hin:
12 Monate vorher: Besonders wichtig ist es, früh mit dem Organisieren anzufangen. „In der Abi-Zeit sind nachher alle wahnsinnig gestresst und haben keine Zeit“, sagt Schrenk. Ein Jahr zuvor sollte deshalb feststehen, wer die Sache federführend in die Hand nimmt. „Es braucht ein Kernkomitee von zwei bis vier Leuten, das dann sukzessive aufgestockt wird.“ Zu diesem Zeitpunkt sollte mit der Suche nach der Location begonnen werden. Es müsse ausgerechnet werden, wie viele Abiturienten wie viele Gäste mitbringen. Am besten eigneten sich Aulas und Turnhallen.
Außerdem muss die Finanzplanung gemacht werden. „Man nehme eine Excel-Tabelle und plane die Kosten für Location, Technik, Bühne, Deko, Catering und Kleinkram wie Einladungen und Einlasskarten“, erklärt Schrenk. Bei der Kalkulation darf auch nicht vergessen werden, dass Stühle und Tische geliehen werden müssen.
6 Monate vorher: „Je mehr ich sechs Monate vorher stehen habe, desto entspannter bin ich“, sagt Event-Profi Schrenk. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Schüler alle Angebote eingeholt und bestätigt haben. Damit genug Geld für Anzahlungen da ist, sollte der Kartenvorverkauf beginnen.
3 Monate vorher: „Der Abi-Ball soll cool und lustig sein“, sagt Schrenk. Die Dramaturgie des Abends will deshalb genau geplant werden. „Jetzt ist die Zeit, um den Kunst-LK anzusprechen, ob er sich um Einladungen und Dekos kümmern kann.“ Kann eventuell der Musik-LK sich um das Musikprogramm kümmern? Wichtig ist es, so viele Leute wie möglich einzubeziehen und Verantwortung tragen zu lassen. Umso eher seien an dem Abend alle mit Feuer-Eifer dabei.
1 Monat vorher: Es sollte nun klar sein, was auf der Bühne passiert. Wenn noch nicht alle Karten für den Ball verkauft sind, sollten Notmaßnahmen ergriffen und die Werbetrommel gerührt werden.
1 Woche vorher: Jetzt sollte das Personal eingeteilt sein, sagt Schrenk. Es müsse feststehen, wer sich um welche Station kümmert. Wer betreut das Catering, wer die Bühne und wer den Abbau? Diese Fragen müssen zu diesem Zeitpunkt abgehakt werden.
1 Tag vorher: Eine Stunde an dem Tag des Balls sollten die Organisatoren nur für sich einplanen, sagt Schrenk. Dieser Zeitpuffer ist für das Styling und für Notfälle gedacht. Denn irgendetwas geht immer schief. Und dann sei es gut, eine Stunde extra reserviert zu haben.
