Dabei ist das mitunter ein ebenso schlechter Stil, wie die Kommunikationstrainerin Martina Dressel in Freital bei Dresden erklärt. „Ohne Kommentar geht nur, wenn auf der Hand liegt, was der andere zu tun hat.“ Ansonsten müssten Mitarbeiter dies kurz dazu schreiben. Denn es kostet Kollegen unnötig Zeit, wenn nicht klar ist, was sie mit der elektronischen Post anfangen sollen.

Wichtig ist schon der Betreff: Wer einen Kollegen lediglich über etwas informieren will, kann die Betreffzeile etwa mit „z.K.“ für „zur Kenntnis“ beginnen. Das erleichtert dem anderen die Einordnung. „In so einer E-Mail darf man dann aber keine Handlungsaufforderung verstecken“, erläutert Dressel, die sich als Businesscoach auf Online-Kommunikation spezialisiert hat. Nicht zuletzt hilft ein Kommentar auch, wenn der Absender sich nicht sicher ist, ob eine E-Mail den Kollegen betrifft oder nicht. „Dann schreibt man etwa dazu: 'Ist das was für dich?'“ So weiß der andere: Wenn die Antwort Nein lautet, kann er die E-Mail getrost löschen.