Wenn am Ende über alles Mögliche gesprochen wurde, nur nicht über das eigentliche Thema, war das Meeting für die Katz. Die Kollegen sollte daher vorher einen Moderator festlegen. „Das muss nicht zwingend der Vorgesetzte sein“, sagt Gunnar C. Kunz, Autor zum Thema und Berater für Personalentwicklung aus der Nähe von Wiesbaden.

Der Moderator behält die Zeit im Blick und hat die Verantwortung dafür, dass die Ziele des Meetings erreicht werden. So kann er etwa für jeden Themenkomplex 20 Minuten Zeit festlegen und einschreiten, wenn er merkt, dass die Kollegen abdriften. Das gilt auch, wenn sich ein Kollege besonders nach vorne drängt und die anderen nicht zu Wort kommen lässt. Kunz schlägt vor, den Mitarbeiter freundlich, aber direkt darauf anzusprechen. So könne man etwa sagen: „Du, Hanna, jetzt hast du ja schon so viel gesagt. Jetzt interessiert mich auch, was die anderen denken.“

Kunz empfiehlt außerdem, die Ergebnisse des Meetings direkt festzuhalten - etwa auf einem Flipchart. Bei so einem Simultanprotokoll kann jeder sofort einschreiten, wenn er feststellt, dass etwas falsch festgehalten wurde. Denn wer kennt das nicht: Nach einem Meeting wird das Protokoll verschickt - und plötzlich stehen da Sachen drin, die doch sehr überraschen. „Irgendwie hatte man das im Meeting ganz anders verstanden.“

Als Ort für das Meeting schlägt der Experte einen Raum vor, bei dem man die Tür zumachen kann. „Klar, manchmal können die Kollegen auch ein paar Stühle zusammenrücken“, sagt er. Besser sei es aber, den Schreibtisch zu verlassen und an einen ruhigeren Ort zu gehen, wo man sich in Ruhe ohne Störung durch Dritte besprechen kann. Nur wenn es Großes zu besprechen gibt, lohnt sich ein externer Raum - ansonsten ist der Aufwand dafür viel zu groß.