Telko organisieren Nur mit Moderator: So gelingt die Telefonkonferenz
Frankfurt/Main (dpa/tmn) - Das besprechen wir in der Telko: Dieser harmlose Satz klingt für viele Berufstätige wie eine Drohung. Denn die Telko - wie Telefonkonferenzen abgekürzt werden - ist für viele Beteiligte schlimmer als ein reguläres Meeting.
Der Grund: Menschen zuzuhören, die man gar nicht sieht, ist besonders schwierig. „Ich sehe ja die Körpersprache nicht“, sagt der Kommunikationscoach Peter Rach. Die sei für einen guten Vortrag aber immens wichtig. Manch fehlende Geste mag sich noch durch den Tonfall ersetzen lassen. Auch das gilt aber nur für den Sprecher: „Die Reaktionen der anderen lassen sich währenddessen gar nicht erkennen“, sagt Rach. Nicken oder Kopfschütteln, Lächeln oder Stirnrunzeln: alles unsichtbar.
Wenn es denn überhaupt Reaktionen gibt. Denn gar nicht zuzuhören und stattdessen am Smartphone rumzuspielen, ist in einer Telefonkonferenz besonders leicht - es sieht ja keiner. Grundsätzlich verboten ist das auch nicht. Schließlich ist nicht jeder Teilnehmer in einem Meeting permanent gefordert. „Solange man nichts verpasst, kann man das ruhig machen“, sagt Rach. „Das muss letztlich jeder selbst entscheiden.“
Damit die Konferenz per Telefon trotzdem ein Erfolg wird, braucht sie vor allem einen festen Moderator. „Er kann das Wort erteilen und das Wort nehmen“, erklärt Rach. „Er entscheidet auch, wann man zum nächsten Punkt weitergeht.“ Außerdem kann er eher passive Teilnehmer wieder ins Gespräch holen und einbinden, indem er sie ab und zu direkt anspricht: „Ist das für sie so okay, Frau Müller?“
Gut organisiert ist die Telefonkonferenz dann vielleicht sogar die bessere Wahl als ein tatsächliches Treffen. „In einem Team, das sich gut kennt, kann die Telefonkonferenz sogar schneller sein“, sagt Rach. Das gilt aber nur für bestimmte Besprechungen: Kreatives Brainstorming funktioniert am Telefon nicht, Organisatorisches schon. Da ist der schlechte Ruf der Telko vielleicht sogar ein Vorteil, so Rach: „Keiner hat da Lust drauf, deshalb sind alle diszipliniert.“
