Die Digitalisierung war zwar in den letzten Jahren ohnehin in den meisten Unternehmen deutlich spürbar, doch in den vergangenen Monaten gab es einen großen Ruck. Die Corona-Krise 2020 hat einen massiven Effekt auf alle Lebenslagen, so natürlich auch auf die Arbeitswelt. Neben aller Schwierigkeiten trägt sie dazu bei, dass sich Firmen und Selbstständige Alternativen zum persönlichen Treffen und Veranstaltungen suchen. Die Lösung liegt in virtuellen Meetings, in Online-Veranstaltungen und dem digitalen Austausch.

Die Grundausstattung muss stimmen, damit ein digitales Meeting störungsfrei verläuft. Die Beteiligten, allen voran die Hauptakteure wie Redner und Präsentatoren sowie Moderatoren, müssen mit der Technik vertraut sein. Die Technik muss funktionieren, Webcam und Ton müssen in Ordnung sein. Die Wahl einer geeigneten Software ist ein zentraler Aspekt, der zum Gelingen eines Online-Meetings beiträgt. Wer ein Webinar veranstaltet oder daran teilnimmt, sollte sich eine ruhige Umgebung suchen. Hintergrundgeräusche stören und irritieren. Die Erfahrung zeigt, dass Teilnehmer einer Onlinekonferenz von störenden Nebengeräuschen durch den sendenden Veranstalter häufig stärker beeinträchtigt sind als der Veranstalter selbst. Eine ruhige Umgebung für die Hauptakteure ist ein wichtiger Bestandteil einer gelungenen Veranstaltung.

Schon 2016 vermeldete Bitkom e. V., dass 40 Prozent der Unternehmen Online-Meetings nutzen. Aus der Erfahrung viele Stunden digitaler Konferenzen lässt sich einige lernen. Fakt ist, dass Online-Meetings so gut wie reibungslos verlaufen, wenn sie vorab gut vorbereitet wurden und die Rollen fest vergeben sind. Wer ist Moderator? Welche Aufgaben muss er erfüllen? Wer ist Redner? Welche Inhalte werden in welchen Zeitfenster präsentiert? Darüber hinaus gibt es besondere Aspekte, die bei Online-Meetings Berücksichtigung finden sollten.

Vielen dürfte die Energie bekannt sein, die auf einer Großveranstaltung mit illustren Gästen und spannenden Themen die Hörerschaft magisch im Griff behält. Die Stimmung ist heiter, die Zuhörer sind aufmerksam und wollen nur eines: noch mehr hören! Diese Energie ist essenziell, um aus einer langweiligen Veranstaltung ein unvergessliches Ereignis zu machen. Dr. Jens Wegmann, der mehr als 600 Veranstaltung bekannter Großkonzerne und weniger bekannter mittelständischer und kleiner Unternehmen als Comedy-Redner aufgelockert und bereichert hat, hat sich in Corona Zeiten Gedanken darüber gemacht, wie sich die positive Energie einer mitreißenden Live-Veranstaltung in ein Onlineformat übertragen lässt. Sein Statement lautet: „Begeisterung ist Energie. Wer es nicht schafft, Energie in die Onlinekonferenz zu bringen, verliert die Teilnehmer einen nach dem anderen.“

Ein Meeting mit geringer Teilnehmerzahl vorzubereiten und durchzuführen ist einfacher, als eine große Veranstaltung erfolgreich zu bewältigen. Woran liegt das? Wenn wenige Teilnehmer beispielsweise per Bildübertragung einander sehen können, ist die Aufmerksamkeit und Teilnahmebereitschaft wesentlich höher, als wenn es um eine Konferenz mit mehreren 100 Teilnehmern geht. Jeder einzelne fühlt sich im Rahmen einer großen Veranstaltung im Vergleich zu einer kleinen Veranstaltung unwichtiger und deshalb ist es ungleich anspruchsvoller, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.

Genauso wie in einem großen Veranstaltungszahl die Wichtigkeit einer Einzelperson zurückgeht, geht sie auch bei einer digitalen Großveranstaltung zurück. Ein kleiner, aber wichtiger Unterschied, der den Schwierigkeitsgrad einer großen Online-Veranstaltung erhöht liegt darin, dass bei einer Präsenzveranstaltung bemerkt wird, wenn jemand den Raum verlässt. Bei einer Online-Veranstaltung ist das nicht der Fall. Wer zu Hause im Wohnzimmer vor dem PC sitzt oder in einem abgeschirmten Büro, um ungestört dem Webinar oder der Konferenz zu folgen, für den ist die Verlockung groß, nebenbei Akten abzuheften, kurz unter die Dusche zu hüpfen oder auf dem zweiten Bildschirm ein Fußballspiel zu verfolgen. Das lenkt ab und lässt das Interesse an dem geschäftlichen Geschehen auf dem Bildschirm schwinden.

Wie sich eine Onlinekonferenz so gestalten lässt, dass die Energie für jeden einzelnen Teilnehmer spürbar wird und die Aufmerksamkeit bestehen bleibt, zeigen die folgenden sieben Tipps.

Tipp 1: Moderator engagieren

Ein Moderator, der wenig bis gar keiner Redezeit im Rahmen der Tagesordnungspunkte belegt, sollte durch die Veranstaltung führen. Seine wesentliche Aufgabe ist es, die Einhaltung des sorgfältig geplanten Ablaufs sicherzustellen und vor allem die Redezeiten im Blick zu behalten.

Tipp 2: Inhalte auf Relevanz prüfen

Bei einer Onlinekonferenz ist weniger mehr. Das gilt auch für die zu besprechenden Tagesordnungspunkte. Wenn beispielsweise bei den persönlichen Quartalstreffen der Regionalleiter in der Vergangenheit stets ein Update aus den einzelnen Regionen gebracht wurde, was bislang auf eher geringes Interesse gestoßen ist, sollte der Tagesordnungspunkt bei der Onlinekonferenz gestrichen werden. Informationen wie diese lassen sich in einem Newsletter verteilen, so dass jeder, den es interessiert, die aktuellen Informationen nachlesen kann.

Tipp 3: kurze Zeitfenster definieren

Die eingeplanten Vorträge sollten wesentlich kürzer ausfallen. Die Erfahrung zeigt, dass ein Zeitfenster von 15 bis 20 Minuten lang genug ist. Danach sollte ein anderes Thema kommen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Falls ein Vortrag länger als 15 bis 20 Minuten dauern sollte, ist ein kleiner Zwischenstopp ratsam.

Tipp 4: Redner sollten stehen, nicht sitzen

Hauptpräsentatoren sollten sich nicht gemütlich in ihrem Bürosessel zurücklehnen, sondern ihre Aufgabe genauso erfüllen, wie sie es auf einer Bühne vor Teilnehmern tun würden. Das bedeutet in der Praxis sich hinzustellen und in die Kamera zu sprechen. Die Energie des Redners überträgt sich so spürbar auf die Zuschauer. Noch intensiver wird der Energieschub, wenn die Präsentatoren in einem eigens dafür vorbereiteten Studio oder in einer professionell vorbereiteten Umgebung sprechen. Das verändert den Gesamteindruck in positiver Hinsicht.

Tipp 5: Pausen einplanen und einhalten

Es ist hilfreich, wenn die Tagesordnung für alle Teilnehmer ersichtlich eingeblendet wird. Auch anstehende Pausen sind daraus zu unternehmen. Wer vor Augen hat, wie lange welcher Tagesordnungspunkt und die gesamte Veranstaltung dauert, konzentriert sich stärker auf den einzelnen Beitrag und ist mit mehr Aufmerksamkeit bei der Sache.

Tipp 6: Digitales Netzwerken ermöglichen

Bei einer Präsenzveranstaltung ist Netzwerken ein wesentlicher Bestandteil. Um diesen lebendigen und unverzichtbaren Aspekt in die digitale Welt zu transportieren braucht es etwas Kreativität. Manche Meetingplattformen ermöglichen ein Chat in Untergruppen bzw. in Chatrooms, die thematisch gegliedert sein können, aber nicht müssen. Die Online-Kaffeepause ist ideal, sich mit einzelnen Teilnehmern und Rednern auszutauschen.

Tipp 7: menschlich und zugewandt bleiben

In eng getakteten Zeitfenstern neigen Präsentatoren dazu, die Zeit mit Zahlen, Daten und Fakten buchstäblich vollzustopfen. Allerdings ist es ratsam, die Menschlichkeit nicht zu vergessen, denn Teilnehmer freuen sich offline wie online über Soft Facts und weniger zahlenlastige Inhalte