Eine eigene Software für den Fuhrpark sollte in keinem Unternehmen fehlen – egal, ob die Flotte am Ende aus 5 oder 100 Fahrzeugen besteht. Wenn es um die Firmenfahrzeuge geht, muss nämlich viel gemanagt werden. Der Flottenverantwortliche hat sich unter anderem darum zu kümmern, dass TÜV-Termine oder Reifenwechsel rechtzeitig wahrgenommen werden. Wenn diese Termine händisch im Kalender notiert werden, geht aber schnell einmal etwas unter. Ein entsprechendes Tool unterstützt hingegen bei der Terminverwaltung und sendet automatische Reminder. So kann auch sichergestellt werden, dass die Flottenversicherung für die Firmenwagen angepasst wird, wenn neue Fahrzeuge hinzukommen und Tankkarten rechtzeitig erneuert werden. Viele organisatorische Aufgaben können auf diese Weise an ein smartes Tool abgegeben werden, wodurch der Arbeitsaufwand deutlich sinkt.

Bevor Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug ausgehändigt bekommen, sollte eine entsprechende Car Policy erstellt werden. In diversen Flotten-Tools sind vorgefertigte Vereinbarungen bereits verfügbar, die dann bei Bedarf auf die eigenen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können. Dabei wird unter anderem geregelt, welche Strecken der Mitarbeiter mit dem Firmenfahrzeug zurücklegen darf. Zudem sollte geklärt werden, ob auch Ehepartner oder Kinder den Firmenwagen nutzen dürfen. Solange es zu keinen Schwierigkeiten kommt, ist eine Car Policy grundsätzlich nicht notwendig. Kommt es aber zu einem Unfall, sind Diskussionen und vielleicht sogar Zerwürfnisse zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen vorprogrammiert. Zudem fehlt vielen Fuhrparkleitern das rechtliche Know-how, um ohne Car Policy verbindliche Aussagen treffen zu können. Die einmal unterzeichnete Erklärung hilft dann dabei, Ansprüche zu regeln und Fehlverhalten aufzuzeigen.

Wenn Fahrtenbücher noch manuell per Hand geschrieben werden, kann das schnell einmal zu Problemen führen. Früher oder später vergessen viele Mitarbeiter auf den Eintrag oder begehen Fehler. Das kann aber unter Umständen dazu führen, dass es zu Beanstandungen vom Finanzamt kommt. Damit es erst gar nicht so weit kommt, sollte der Fuhrpark schnellstmöglich mit elektronischen Fahrtenbüchern ausgestattet werden. Anhand eines GPS-Systems werden die Einträge dann automatisch erstellt und müssen im Anschluss nur noch kontrolliert werden. Wichtig dabei: Wählen Sie immer eine Software, die Finanzamt-konform ist. Die meisten Hersteller werben direkt auf den ersten Blick mit diesem Feature, sodass Sie hier immer auf der sicheren Seite sind.

Selbst große Fuhrparks werden heute gerne noch mit Excel-Tabellen geführt. Dabei lassen sich grundsätzlich zwar alle wichtigen Daten eintippen und analysieren, das Fehlerpotenzial ist aber auch entsprechend hoch. Je größer die Flotte, desto unübersichtlicher und zeitaufwendiger wird die Verwaltung in Excel auch. Daher ist es sinnvoll, direkt von Beginn auf effiziente Analysetools zu setzen. Das trägt nämlich nicht nur zu weniger Workload für den Leiter des Fuhrparks bei, sondern bringt auch Sparpotenzial mit sich. Anhand moderner Tools lässt sich die Auslastung des Fahrzeugs nämlich mit wenigen Klicks auslesen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Baumaschinen oder Lkws zum Einsatz kommen. Sind die Fahrzeuge nicht ausgelastet, kann über einen Verkauf oder eine kurzzeitige Vermietung nachgedacht werden. Anhand von smarten Analysetools kann aber beispielsweise auch die Nachhaltigkeit gemessen werden. Durch optimierte Routen beispielsweise lässt sich genau sagen, wie viele Kilometer weniger in einem Vergleichszeitraum gefahren wurden. Gerade wenn es um die grünen Ziele eines Unternehmens geht, ist eine solch einfache Analyse in diesem Fall fast schon Gold wert.

Eine eigene Software für den Fuhrpark muss nicht teuer sein, da die meisten Unternehmen keine maßgeschneiderte Lösung brauchen. Da mittlerweile auch immer mehr Anbieter auf den Markt drängen, entsteht ein natürlicher Preiskampf. Es ist schon längst so, dass der Nutzen eines solchen Tools die laufenden Kosten übersteigt. Der Umstieg gestaltet sich zudem relativ einfach, wenn Daten aus Excel-Dateien direkt importiert werden können. Ansonsten müssen alle Daten natürlich einmalig eingepflegt werden. Selbst das modernste KI-Tool ist nämlich nur so gut wie die Inhalte, mit denen es gefüttert wird. Wenn hier von Beginn an sauber gearbeitet wird, bringt das im Nachhinein viele Vorteile mit sich.