Im Zweifel aufheben - Unterlagen nicht voreilig schreddern
Berlin (dpa/tmn) - Das Jahr ist noch jung, die Energie groß: Es ist Zeit, den Aktenschrank aufzuräumen. Allerdings sollten die Unterlagen nicht unüberlegt geschreddert werden. Einige Belege werden besser eine Weile archiviert.
Die Ordner werden immer dicker, der Platz im Regal wird immer weniger: Höchste Zeit für den Frühjahrsputz im Aktenschrank. Alle Unterlagen aus den vergangenen Jahren sollten aber nicht gleich in den Papierkorb. Bei manchen Unterlagen lohnt sich das Archivieren.
Für die Rentenversicherung sollten zum Beispiel Unterlagen aufgehoben werden, mit denen man Zeiten nachweisen kann, die später für die Rente zählen. „Anhand des Versicherungsverlaufs kann man die schon gespeicherten rentenrechtlichen Zeiten sehen und prüfen, ob es Lücken gibt, die man durch die Vorlage bestimmter Unterlagen füllen kann“, sagt Andreas Feuser von der Deutschen Rentenversicherung Bund in Berlin.
Für die Rentenversicherung sind daher Arbeits-, Ausbildungs- und Studienzeiten wichtig. Deswegen sollte man Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen lieber nicht wegwerfen. Bei Angestellten werden in der Regel die Arbeitsentgelte vom Arbeitgeber automatisch gemeldet und von der Rentenversicherung gespeichert. Die Krankenkassen und Arbeitsämter melden wiederum Zeiten der Arbeitsunfähigkeit und Arbeitslosigkeit. „Doch auch diese Belege sollte man sicherheitshalber aufheben und prüfen, ob die Rentenversicherung alle Daten hat“, rät Feuser.
Mit jedem neuen Jahr kann auch ein großer Teil aufbewahrter Geschäftsunterlagen in den Reißwolf. Doch eine Reihe von Belegen müssen nach Angaben des Bundes der Steuerzahler Baden-Württemberg für das Finanzamt aufbewahrt werden. So muss ein Unternehmer Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufheben. Das gilt auch für digitale Aufzeichnungen. Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt oder die Bilanz festgestellt wurde.
Verbraucher müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. „Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden“, teilt der Steuerzahlerbund mit. Wer die Steuererklärung online gemacht hat, muss die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren - also bis zum Ablauf der Einspruchsfrist. Haben Privatpersonen einen Gewinn von mehr als 500 000 Euro erzielt, müssen sie die Nachweise über ihre Einkünfte - zum Beispiel Kontoauszüge - sechs Jahre lang aufbewahren.
„Doch auch Menschen mit geringeren Einkünften sollten ihre Kontoauszüge nicht zu früh wegwerfen“, rät Tanja Beller, Pressesprecherin des Bundesverbandes deutscher Banken in Berlin. Schließlich können sie damit wichtige Zahlungen nachweisen. Zwar speichern die Banken die Kontoauszüge. „Es kann aber zusätzliche Kosten verursachen, wenn man sie nachfordert“, sagt Beller.
Auch Unterlagen über Sach- und Lebensversicherungen sollte man nicht voreilig wegwerfen. „Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. „Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erklärt Hasso Suliak vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin.
Bei einer Hausratversicherung muss man im Zweifel nachweisen können, welche einzelnen Gegenstände gestohlen oder etwa bei einem Brand zerstört wurden. Dazu ist es sinnvoll Kopien der wichtigsten persönlichen Papiere anzufertigen und Kaufbelege und Quittungen aufzuheben. „Hilfreich ist es, Fotos der Wohnungseinrichtung anzufertigen. Diese kann man nach einem Schaden dem Versicherer vorlegen“, erklärt Suliak. Ist die Sachversicherung hingegen gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen, können die Unterlagen - am besten geschreddert - ins Altpapier.
