Das Geschäftsreisemanagement umfasst alle organisatorischen Aufgaben, die mit einer Dienstreise einhergehen. Hierzu gehören die Terminierung, Vorbereitung und Buchung einer Geschäftsreise, die Organisation der Reise, die Unterstützung während des Aufenthalts sowie die Abrechnung der gesamten Reisekosten. Diese Aufgaben können sowohl von einem externen Geschäftsreisebüro als auch von einer internen Verwaltungsfachkraft des Unternehmens durchgeführt werden.

Um die Prozesse zu optimieren, sollte man vorher bestimmte Reiserichtlinien festlegen. Diese umfassen beispielsweise Angaben zum Buchungsprozess, Reisebudget, bevorzugte Airlines und Hotels, Kostenrückerstattungsprozess, Reiseversicherungen und erstattungsfähige Ausgaben.

Die Erstellung von Reiserichtlinien dient in erster Linie dazu, eine gerechte und klare Regelung für alle Reisenden zu schaffen. Damit die Planung einer Geschäftsreise nicht in einem wilden Chaos endet, liefern Reiserichtlinien eine Grundlage und einen Leitfaden.

Außerdem ist es sinnvoll, sich Schritt für Schritt an den Punkten zu orientieren, damit nichts vergessen wird und alles seinen geregelten Gang geht.

Grundsätzlich wird angestrebt, die Reisekosten zu reduzieren und dabei trotz allem den bestmöglichen Komfort für die Reisenden zu bieten. Außerdem müssen die einzelnen Prozesse optimiert werden, damit ein Geschäftsreisemanagement Erfolg hat. Um das zu garantieren, sollten die nachfolgenden Punkte beachtet werden.

Noch bevor eine Buchung getätigt wird, sollte geprüft werden, ob eine Dienstreise überhaupt notwendig ist. Geschäftsreisen können teuer werden und sind daher nicht unbedingt wirtschaftlich für ein Unternehmen, wenn es nicht zwingend erforderlich ist. Heutzutage gibt es einwandfreie Technologien, um eine Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten. Manchmal kann jedoch nicht auf einen persönlichen Kontakt verzichtet werden. Dies sollte man im Vorfeld abwägen. Zudem kann man auch schauen, ob sich mehrere Dienstreisen zusammenlegen lassen, etwa wenn mehrere Geschäftspartner in derselben Stadt oder im gleichen Land anzutreffen sind.

Außerdem sollten Termine so gelegt werden, dass der Geschäftsreise nichts im Weg steht. Dies sollte mit allen Führungskräften abgesprochen und genehmigt sein.

In der Regel sollte in den oben bereits beschriebenen Reiserichtlinien festgelegt sein, welche Autovermietungen, Hotels und Airlines für eine Buchung verwendet werden sollen. Auch das Budget sollte klar definiert sein. Anhand dieser Richtlinien kann man nun die weiteren Vorkehrungen treffen und Flüge, Zugfahrten, Hotelzimmer und eventuell ein Auto für den Reisenden mieten.

Damit der Reisende selbst auch weiß, woran er ist, sollten alle notwendigen Informationen über etwaige Buchungscodes, Zugänge, Sicherheitsmaßnahmen und Hygienevorschriften an ihn weitergegeben werden. Hierfür ist es sinnvoll, alle Reisedaten in einer Übersicht zusammenzustellen. Diese sollte alle Informationen über die Flugzeiten oder Fahrzeiten enthalten sowie Geschäftstermine und die Adresse der Unterkunft. Auch sonstige wichtige Informationen über die Vorschriften und Bestimmungen des jeweiligen Landes oder der Stadt sollten hier aufgeführt werden.

Einen Tag vor Abreise sollte man vorsichtshalber alle Buchungen erneut prüfen. Für Flüge oder Zugfahrten ist es ratsam, diese kurz vor Reisebeginn zu überprüfen, da Verspätungen oder Ausfälle oft erst kurzfristig bekannt werden. Sollten Zwischenfälle eingetreten sein, muss die zuständige Führungskraft umgehend darüber informiert werden.

Die Abrechnung der Reisekosten ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsreisemanagements. Hierzu zählen unter anderem die Kosten der gebuchten Leistungen wie Hotel, Mietwagen, Reisemittel, aber auch die Spesen, Restaurantrechnungen und sonstige Gebühren und Kosten, die während der Geschäftsreise entstanden sind.

Manche Unternehmen stellen den Geschäftsreisenden eine Kreditkarte zur Verfügung. Auch diese sollte auf etwaige Abrechnungen überprüft werden. Außerdem muss der Reisende für alle Ausgaben vollständige Belege vorlegen, damit diese überhaupt abzurechnen sind. Sollten Spesen von dem Reisenden selbst bezahlt worden sein, so gelten diese als zurückzuerstatten.

Eine Geschäftsreise erfordert eine Menge Planung. Daher sollte jedes Unternehmen fest vorgeschriebene Reiserichtlinien haben, um die Prozesse des Geschäftsreisemanagements angepasst an die Bedürfnisse und Anforderungen der Reisenden und des Unternehmens zu optimieren.