Digitalisierung Controlling im digitalen Zeitalter
Niemand kann sich der Digitalisierung entziehen. Menschen bestellen Waren per Sprachbefehl oder stoßen durch ein paar Worte eine Suche am Handy an.
Selbst eher kleine Städte wie Leichlingen bringen ihre Onlinepräsenz auf den neusten Stand, weil sie wissen, dass der digitale Auftritt entscheidend für die Außenwirkung und den Bürgerservice ist. Die größten Herausforderungen haben jedoch Unternehmen zu meistern. Sie haben nicht die Wahl, ob sie sich mit den neuen Technologien auseinandersetzen wollen, sondern müssen sie einsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Das digitale Zeitalter bringt nicht nur zahlreiche Möglichkeiten mit sich. Es hat auch dazu geführt, dass Unternehmen immer komplexer und komplizierter werden. Die Vorgänge, Planungen und Steuerungen sind nicht mehr mit den Mitteln durchführbar, die wir noch vor einigen Jahrzehnten angewandt haben. Heute stehen uns die digitalen Werkzeuge zur Verfügung, um die unternehmerischen Herausforderungen des digitalen Zeitalters überhaupt bewältigen zu können.
Das Controlling ist von der Digitalisierung besonders betroffen
Im digitalen Zeitalter stellt sich für kleine und mittlere Unternehmen nicht mehr die Frage, ob sie Controlling überhaupt brauchen, das für große Unternehmen schon lange selbstverständlich ist. Die Frage ist vielmehr, welche Mittel und Tools am besten dafür eingesetzt werden sollen. Controlling bedeutet, die Vorgänge im Unternehmen zu steuern, die Unternehmensaktivitäten zu planen und die relevanten Entscheidungen zu unterstützen. All das passiert am sinnvollsten auf der Basis von harten Fakten und Zahlen. Digitale Werkzeuge machen es einfach, die entsprechenden Prozesse im Unternehmen abzubilden und auf ihrer Grundlage Entscheidungen treffen zu können. Große Unternehmen und Konzerne haben für diese wichtigen Vorgänge externe Berater, die sogenannten Controller. Für den kleineren Unternehmer ist es enorm wichtig, eine fähige Geschäftsleitung zu finden, welche die Aufgaben des Controllings zuverlässig übernimmt.
Controlling als Aufgabe der Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung hat die Aufgabe, die Ziele des Unternehmens zu definieren und das Erreichen dieser Ziele zu steuern und zu überwachen, Dafür setzt sie die geeigneten Werkzeuge ein, mit deren Handhabung sie vertraut sein muss. Die Geschäftsleitung braucht etwa ein Berichtswesen und muss Pläne und Analysen erarbeiten. Dazu gehören:
- Budgetpläne
- Investitionsrechnungen
- strategische Planung
- Kostenstellenrechnungen
- Optimierung von Schnittstellen
- Administration von Informationssystemen
In kleinen Unternehmen wird das Controlling häufig von einem Mitarbeiter des Rechnungswesens übernommen.
Controlling und das Rechnungswesen
Um diese Analysen und Pläne erarbeiten zu können, muss der Controller eng mit dem Rechnungswesen zusammenarbeiten. Er verarbeitet die Plan- und Ist-Werte der einzelnen Abteilungen, wertet sie aus und entwirft mögliche Szenarien. Dabei steht ihm die entsprechende Software zur Seite, welche die Berechnung von Budgets, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Abschlussrechnungen deutlich erleichtert. Der Controller unterstützt das externe Rechnungswesen und erleichtert die Suche nach Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten.
Die beiden wichtigsten Teilbereiche des Controllings: Kostenmanagement und Budgetierung
Auch wenn das Controlling noch weitere Bereiche wie das Personalcontrolling und das Einkaufs- und das Vertriebscontrolling beinhaltet (alles natürlich immer abhängig von der Größe des Unternehmens), sind das Kostenmanagement und die Budgetierung die beiden wichtigsten Teilbereiche, die zudem in Unternehmen jeder Größe von Bedeutung sind.
Das Kostenmanagement behält die anfallenden Kosten des Unternehmens im Überblick. Ihm gegenüber steht das Erlösmanagement, dass zusätzlich die Erlöse des Unternehmens in die Kalkulationen mit einbezieht. Das Kostenmanagement lässt sich in ein strategisches und operatives Controlling aufteilen. Strategisch gesehen werden langfristige Ziele gesetzt, die operativ umgesetzt werden.
In Zeiten wirtschaftlicher Herausforderungen bekommt das Kostenmanagement eine wachsende Bedeutung. Nur, wer die Zahlen des Unternehmens wirklich kennt, kann auch mögliches Einsparpotenzial identifizieren und die entsprechenden Optimierungen vornehmen.
Kosten müssen einerseits geplant und andererseits kontrolliert werden. Der Controller ist stets auf der Suche nach Möglichkeiten der Optimierung. Wer hier immer auf dem neusten Stand ist, muss nicht erst sparen, wenn das Unternehmen bereits in den roten Zahlen ist. Optimierungspotenzial gibt es zum Beispiel beim Einkauf, bei Verträgen mit Versorgern und natürlich beim Personal.
Die Budgetierung ist mit dem Kostenmanagement verwandt, kümmert sich jedoch in erster Linie um die Planung der Ressourcen und deren Aufteilung. Ein Budget ist dabei immer ein fester finanzieller Rahmen, innerhalb dessen sich alle Aktivitäten des Unternehmens bewegen müssen. In der Regel gibt es das Gesamtbudget, das als Teilbudgets auf die einzelnen Abteilungen aufgeteilt wird. Vertrieb, Personal, Einkauf, jeder Teilbereich bekommt seine eigenen Absatz-, Umsatz- oder Liquiditätspläne. Die Aufteilung der einzelnen Budgets erfordert Planung, Absprachen und Verhandlungen zwischen dem Controlling und den einzelnen Bereichen. Die Zahlen des letzten Jahres zeigen, ob mit dem ursprünglichen Budget die gesetzten Ziele erreicht werden konnten. Natürlich möchte jeder Bereichsleiter ein möglichst großes Teilbudget bekommen, um den größtmöglichen Handlungsspielraum zu haben. Er muss sich rechtfertigen, was den Einsatz der vorherigen Mittel betrifft und ebenfalls die Budgetplanung für die kommende Zeit vorlegen. Ein großes Teilbudget ist immer auch eine Motivation bzw. ein Anreiz. Unerlässlich ist trotz der ausführlichen Berichte über vergangene Entscheidungen eine ständige Kontrolle, um auf Abweichungen schnell reagieren zu können.
Und kleine Unternehmen? Diese haben meist keine Controlling-Abteilung. Dennoch sind gerade die Themen Budgetierung und Kostenmanagement für sie entscheidend. Häufig macht der Unternehmer diese Berechnungen aber noch selbst. Nur, wer die Zahlen seines Unternehmens kennt, kann die richtigen Entscheidungen treffen, die nötigen Investitionen tätigen und dennoch stets liquide bleiben. Die Digitalisierung bringt nützliche Tools mit sich, sodass es auch für kleine Unternehmer ein Leichtes ist, ihre Finanzen zu planen, die Buchhaltung bis zu einem gewissen Teil selbst zu übernehmen und auch dem Steuerberater schon möglichst viel Arbeit abzunehmen. Diese Bereiche sind schlussendlich wieder Kostenfaktoren, in denen eine Optimierung dank der entsprechenden Werkzeuge leicht durchzuführen ist.
