Manche fragen sich jetzt vielleicht, wo überhaupt der Unterschied besteht, zwischen einem Dienst- und einem Arbeitsplan, da die Begriffe oft Synonym miteinander genutzt werden. Tatsächlich gibt es aber Unterschiede:

Ein Dienstplan hält fest, welche Angestellten wann arbeiten. Dahinter steckt eine Vielzahl von Faktoren, wie die Qualifikationen einzelner Angestellter, welche Arbeitsbereiche in einer Firma existieren und wie der jeweilige Bedarf an geleisteter Arbeit an verschiedenen Tagen aussieht. Auch Zeiterfassungsdaten sind wichtig. Nur wer weiß, welche Angestellte noch freie Kapazitäten an Arbeitszeit haben, kann auch effektiv Planen, ohne, dass Doppel- oder Unterbelastung stattfindet.

In einem Arbeitsplan dreht es sich spezifisch darum, was notwendig ist, bis ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitstellbar ist. Anhand eines Ziels erstellt man Teilziele und Projekte, um einzelne Arbeitsschritte festzuhalten, die bis zu der Fertigstellung einer Arbeit erledigt werden müssen. Deshalb heißen Arbeitspläne auch Fertigungspläne und werden meist in Betrieben genutzt, in denen irgendeine Art von Produkt hergestellt wird. Damit ist er ein wichtiger Teil der Produktionssteuerung und -planung.

Arbeitet ein Unternehmen an Produkten oder einer Dienstleistung, die bereitgestellt wird und auf die man hinarbeiten muss, sind Dienstpläne und Arbeitspläne beide von Bedeutung. Beide sind jeweils ein wichtiges Werkzeug, um zu erkennen, wie der andere gestaltet sein muss. Wenn wir wissen, welche Arbeiten notwendig sind, können wir besser einteilen, wer wann eingeteilt sein sollte. Andersrum gibt uns ein Dienstplan den Überblick darüber, welche Gestaltung von Schichten nach den gesetzlichen Vorgaben möglich ist.

Die ideale Anleitung zum Personalmanagement kann also eine Kombination an beidem sein: ein Dienstplan mit Aufgabenmanagement. In diesem sind nicht nur die Arbeitszeiten und -bereiche festgehalten. Hier wird auch integriert, wann welche Teilschritte erledigt sein müssen und wer daran beteiligt ist.

Der Softwareentwickler Papershift aus Karlsruhe hat die Kompetenzen, um beide Planungsbedürfnisse abzudecken. Seine Zeitmanagement- und Dienstplanerstellungs-Software ist mit 200.000 Nutzern eine der marktführenden im deutschsprachigen Raum. Daten, die mit ihrer Zeiterfassungs-Software gesammelt werden, können hier in die automatische Erstellung von Dienstplänen eingespeist werden. Dabei kann man nicht nur Arbeitsbereiche vorgeben, sondern auch die Bedürfnisse, die an verschiedenen Tagen erfüllt werden müssen.

Auch für das Aufgabenmanagement haben sie die geeignete Lösung. Hier haben sie ein extra App-Add-on entwickelt, um die notwendigen Tools in ihre Software zu integrieren. So entsteht nicht nur ein Dienstplan mit Namen und Zeiten, sondern allen wichtigen Informationen zum Produktmanagement.

Vor allem, wenn man Angestellte hat, die besondere Fähigkeit besitzen, die sie von ihren Kollegen abgrenzen, ist es wichtig, effektiv zu planen. Wenn ein Mitarbeiter bereits die gesetzlich erlaubte Maximalarbeitszeit erreicht hat, aber er ist der Einzige, der einen entscheidenden Schritt in der nächsten Projektphase durchführen kann, hat man sich selbst ein Bein gestellt. Ein Dienstplan mit Aufgabenmanagement hilft, darüber eine Übersicht zu erhalten, wer am besten wann zur Geltung kommt und wann eventuell Ersatz organisiert werden muss.

Ein Arbeitsplan enthält Informationen zu:

Ein guter Dienstplan lässt sich beurteilen durch:

Ein Gesetz, das vorschreibt, wann ein Arbeitgeber einen regulären Dienstplan bekannt geben muss, gibt es nicht. Nur im Teilzeit- und Befristungsgesetz gibt es Vorgaben, an die sich auch Arbeitgeber von Vollzeitstellen halten können. Hier wird vorgeschrieben, dass ein Angestellter jeweils 4 Tage im Voraus von einer Dienstplanänderung erfahren muss.

Dienstpläne und Arbeitspläne sind wichtige Werkzeuge für ein Unternehmen, das ein Produkt herstellt. Hier wird festgehalten, wer anhand seiner Qualifikationen wann arbeitet. Das basiert auf den Inhalten des Arbeitsplans, der uns ein Aufgabenmanagement ermöglicht. So wissen wir immer, wann welcher Arbeitsschritt eines Projekts ansteht und wer dafür zur Verfügung stehen muss. Einen guten Dienstplan mit Aufgabenmanagement zu erstellen wird uns erleichtert durch Software wie die Personalmanagement-Software und ihre Add-Ons von Papershift.