Digitalisierung der Stadtverwaltung Depots für 95 Kilometer Akten
Düsseldorf · Die Stadt schlägt einen neuen Umgang mit dem gewaltigen Papierberg vor. Gemanagt werden soll er von einem Dienstleister.
Die Stadt will ihren Umgang mit Papierakten neu organisieren. Das wird nötig, weil im Neubau des Technischen Rathauses kein Lager mehr für sie vorgesehen ist und ortunabhängiges Arbeiten möglich werden soll. Voraussetzung dazu ist der laufende Prozess der Digitalisierung und die Umstellung auf die E-Akte. Doch der zu bewältigende Papierberg ist nicht ohne. Insgesamt gilt es, eine rund 95 Kilometer lange Reihe von Akten zu bewältigen.
Unterkommen sollen die Papierakten ab dem Jahr 2023 in zwei neuen Depots, wie eine Machbarkeitsstudie ergab, die die Stadt mit einem externen Beratungsunternehmen erstellte. Die Digitalisierung der bestehenden Akten schied laut Stadt aus, da mit einer Investition von 15 bis 40 Millionen Euro zu rechnen gewesen wäre. Kosten für die Speicherung der Daten wären noch hinzugekommen. Der Digitalisierungsausschuss stimmte am Dienstag für die Einrichtung und Ausschreibung, die sich an ein bis zwei Dienstleister richtet. Das Projekt geht mit Kosten von rund 1,3 Millionen Euro jährlich einher, zudem sollen neue Stellen geschaffen werden.
Eine besondere Herausforderung ist für die Stadt nicht nur die Unterbringung der großen Menge von Akten. Hinzu kommt, dass diese zunächst zunehmen, dann aber im Laufe der weiteren Digitalisierung abnehmen wird. Des Weiteren bringen unterschiedliche Arten von Akten auch andere Anforderungen an die Lagerung mit sich.
So weichen etwa Aufbewahrungsfristen voneinander ab, manche Akten sind zudem noch offen, andere werden immer eingelagert sein. Auch der Zugriff auf sie muss unterschiedlich geregelt werden. Das geht so weit, dass Hausakten des Bauaufsichtsamtes 24 Stunden am Tag für Polizei und Feuerwehr verfügbar sein müssen.
Vor diesem Hintergrund sollen die Akten in zwei Teildepots mit unterschiedlichen Leistungen und Service-Levels (wie Öffnungszeiten) sowie Entfernungen zum Stadtgebiet aufgeteilt werden, wie die Stadt vorschlägt. Die Vergabe an externe Dienstleister sei auch deshalb die wirtschaftlichste Lösung, da das Betreiberrisiko nicht bei der Stadt liege. Sie müsse bei einem abschmelzenden Aktenberg auch keine Folgeplanung leisten.
