Die digitale Zukunft hält Einzug
Rolf Steuwe, Erster Beigeordneter der Stadt Ratingen: Mit dem neu gebautem Rathaus geht auch eine IT-Offensive einher, sagt er. Ein paar Tastenklicks sollen bald den Gang aufs Amt ersetzen.
Was verbirgt sich hinter dem Schlagwort „Digitalisierung der Ratinger Verwaltung“?
Steuwe: Der Begriff der „Digitalisierung der Ratinger Verwaltung“ umfasst die strategische digitale Neuausrichtung der Verwaltung, um den heutigen Anforderungen als auch den künftigen Erfordernissen im Zuge des demografischen Wandels Rechnung zu tragen. Anlässlich stetig wachsender Schadsoftware (Spyware, Phishing oder Computerviren) dürfen hierbei auch Datenschutz und Datensicherheit nicht vernachlässigt werden.
Schon jetzt stehen in allen Amtsstuben Computer — was macht den Unterschied zur heutigen Situation aus?
Steuwe: Erfolgt das digitale Verwaltungshandeln derzeit größtenteils in der it-gestützen Bearbeitung und Umsetzung von Anliegen, die Unternehmen und Bürgerinnen und Bürgern in Papierform einreichen, wird zukünftig die direkte digitale Interaktion mit Unternehmen und Bürgern im Vordergrund stehen und einen wesentlichen Teil der Verwaltungsarbeit darstellen. Städtische Apps, Online-Formulare, kommunale Internet-Plattformen werden zu alltäglichen Angeboten. Neben den für Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern unmittelbar wahrnehmbaren Veränderungen bei Themen wie dem Serviceportal, dem ePayment (elektronisches Bezahlen) und dem Servicekonto, die zukünftig digitale Dienstleistungen der Behörden „rund um die Uhr“ zur Verfügung stellen sollen, wird auch an einer Verbesserung der Digitalisierung innerhalb der Verwaltung gearbeitet. Eine große Herausforderung ist dabei, die schon bestehenden digitalen Verfahren der Fachbereiche aufeinander abzustimmen und ein einheitliches Dokumenten-Management-System zu entwickeln.
Wie sehen die Schnittstellen zu der Kreisverwaltung, zur Bezirksregierung, zu Landes- und Bundesbehörden aus?
Steuwe: Über das bundesweite Datennetz (DOI) findet ein gesicherter Datenaustausch mit den angeschlossenen Behörden statt sowie die Nutzung von bereitgestellten Verfahren zur Bearbeitung spezieller Aufgaben. Desweiteren werden Daten etwa aus dem Meldewesen über gesicherte Verbindungen an Kommunen und Bundesbehörden übermittelt.
Welche Vorteile bietet das Projekt für die Verwaltung?
Steuwe: Neben einem verbesserten Dienstleistungsangebot für die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ergeben sich auch für die Verwaltung selbst Vorteile. Eine digitale Aktenbearbeitung ermöglicht unter anderem die Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten, eine Verminderung, gegebenenfalls den Wegfall von Aktenbeständen in Papierform, eine verbesserte Datenerhebung infolge der Vernetzung sowie Datenabgleiche mit unterschiedlichen IT-Verfahren.
Werden durch die „Digitalisierung“ Arbeitsplätze in der Verwaltung entfallen?
Steuwe: Inwieweit Arbeitsplätze durch die Digitalisierung entfallen, kann derzeit nicht beurteilt werden. Aber das ist auch nicht das Ziel der Digitalisierung. Mit neuen gesetzlichen Aufgaben verändern sich auch immer wieder die Tätigkeitsfelder der Verwaltung. Mehr Effizienz in der Verwaltungsarbeit durch Digitalisierung der Arbeitsabläufe bedeutet, in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels auch zukünftig für die Bürgerinnen und Bürger sowie auch für die Anliegen der heimischen Wirtschaft leistungsfähig aufgestellt zu sein.
Ändern sich Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen der Verwaltungsmitarbeiter?
Steuwe: Dies gilt sicherlich nicht für alle Beschäftigten, jedoch ist davon auszugehen, dass sich Anforderungsprofile und Qualifikationsbedarfe verändern. Digitalisierung verändert nicht das Fachwissen, sondern eher die Arbeitsweisen. Um dies vorzubereiten, werden wir viel im Bereich Aus- und Fortbildung tun müssen.
Was wird die „Digitalisierung der Ratinger Verwaltung“ den Bürgern an Vorteilen bringen?
Steuwe: Durch den Ausbau der Digitalisierung ergibt sich ein verbessertes Dienstleistungsangebot und eine zeitunabhängige Kommunikation und Interaktion mit der Verwaltung. Viele Dienstleistungen können online rechtssicher und zügiger abgewickelt werden. Der „Gang zum Amt“ wird zwar durchaus noch möglich sein, aber nur noch in wenigen Fällen erfolgen müssen.
Nahezu täglich ist von Hackerangriffen und Datendiebstählen zu lesen. Wie sicher wird das Rathaus 4.0 sein?
Steuwe: Datenschutz und Datensicherheit stehen gerade beim Ausbau von Onlineangeboten ganz oben in der Prioritätenliste. Bereits jetzt werden große Anstrengungen unternommen, Bedrohungen durch Dritte entgegenzutreten. Dies betrifft nicht nur die Kommunikation selbst, sondern auch die Sicherung der gespeicherten digitalen Daten. Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen können bereits heute mit der Verwaltung rechtssicher verschlüsselt kommunizieren. Die Verwaltung hat hierzu seit dem 1. Januar 2018 den elektronischen Zugang mittels De-Mail oder E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur geschaffen und die Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation auf der städtischen Homepage veröffentlicht. Was bereits jetzt für die Verwaltung gilt, wird auch zukünftig gelten — das digitale Angebot nach innen und außen erfolgt immer unter dem Aspekt der Erfüllung der Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.
