Online-Services in Mönchengladbach So läuft die Digitalisierung des Rathauses bisher
Mönchengladbach · Online-Leistungen statt Papierkram: In der Stadtverwaltung sollen immer mehr Prozesse digital ablaufen. Ob die Umstellung funktioniert, wo es Probleme gibt und wie Mönchengladbach im Vergleich zu anderen Städten dasteht.
Briefe, Rechnungen, Verträge – über Jahrzehnte war ein Büroalltag ohne Papier nicht vorstellbar. Doch das hat sich geändert: Formulare können digital ausgefüllt, wichtige Dokumente auf Servern gespeichert und geordnet werden. Für die Kommunalverwaltung bietet das viele Vorteile. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr händisch durch Aktenberge wühlen, Bürger sparen sich den Weg zum Amt und Wartezeiten vor Ort. Das ist zumindest die Idealvorstellung. Aber wie weit ist die Mönchengladbacher Stadtverwaltung inzwischen digitalisiert? Eine Übersicht.
Wie steht Mönchengladbach
im Vergleich da?
Bitkom, der Verband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche, veröffentlich seit 2019 den Smart City Index. Hier werden alle 81 deutschen Städte, die mehr als 100 000 Einwohner haben, miteinander verglichen. Nach Angaben von Bitkom fließen knapp 11 000 Datenpunkte in die Bewertung mit ein. Der Index umfasst unter anderem die Themenbereiche Verwaltung, IT und Kommunikation sowie Energie und Umwelt. 2022 erreichte Mönchengladbach beim Städtevergleich Platz 44 und lag damit im Mittelfeld.
Die internen Prozesse der Stadtverwaltung und das Serviceportal wurden im oberen Drittel der Bewertungsskala eingeordnet, die Online-Dienstleistungen liegen im Vergleich mit den anderen Kommunen im Mittelfeld. Verhältnismäßig schlecht fällt dagegen Bitkoms Bewertung der Website und des Social-Media-Auftritts aus. In den vergangenen Jahren hat sich Mönchengladbach beim Index leicht verbessert: 2020 belegte die Stadt noch Rang 52. Der Smart City Index ist unter den Kommunen allerdings nicht unumstritten. So beschwerte sich 2021 die Stadt Moers über eine schlechte Platzierung in dem Ranking. Verwaltungsleistungen seien von Bitkom als „nicht digitalisiert“ gezählt worden, die man als kreisangehörige Kommune gar nicht anbieten könne – zum Beispiel die digitale Kfz-Anmeldung.
Was ist das Konzept der Stadt Mönchengladbach?
Ende 2018 hat der Stadtrat eine Digitalisierungsstrategie für die Verwaltung beschlossen. Ziel ist es, den Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Bürgern die Leistungen der Verwaltung online möglichst unkompliziert zur Verfügung zu stellen. Die Kosten für notwendige verwaltungsinterne Anschaffung, zum Beispiel von Hard- und Software, beziffert die Stadt insgesamt auf rund 23,7 Millionen Euro. Etwa die Hälfte des Geldes sei bisher bereitgestellt worden. Für das Jahr 2023 sind unter anderem für den Ausbau der WLAN-Infrastruktur, Software und Telekommunikationsanlagen 2,8 Millionen Euro vorgesehen. Ein Großteil des Budgets wurde dabei für die städtische Digitalisierungsstrategie verwendet. Für das kommende Jahr plant die Verwaltung mit rund drei Millionen Euro und für 2025 und 2026 jeweils mit rund 3,2 Millionen Euro.
Was hat sich in den vergangenen Jahren konkret verändert?
Unter anderem wird sukzessive die elektronische und damit papierlose Akte (E-Akte) eingeführt, teilt ein Stadtsprecher auf Anfrage mit. So soll sichergestellt werden, dass Prozesse komplett digital abgewickelt werden können. Das wirke sich beispielsweise positiv auf Bearbeitungszeiten aus: „Dokumente sind per Mausklick verfügbar und ersparen langes Suchen in Papierordnern, Postumläufe werden automatisiert und beschleunigt und das mobile Arbeiten wird durch die elektronische Verfügbarkeit aller relevanten Unterlagen deutlich einfacher“, heißt es seitens der Stadt.
Die Entwicklung des Papierverbrauches spiegle den Digitalisierungsprozess wieder: „Während im Jahr 2019 noch 15,2 Millionen Blatt verbraucht wurden, konnte in den Folgejahren 2020 mit 13,9 Millionen, 2021 mit rund elf Millionen und 2022 mit rund zehn Millionen Blatt der Verbrauch deutlich reduziert werden“, betont der Sprecher.
Zudem habe sich die Anzahl der Verwaltungsleistungen im Serviceportal der Stadt seit dem Start im Januar 2020 auf über 1000 Leistungen verzehnfacht. Auch das mindere den Papierverbrauch, erhöhe die Effizienz von Verwaltungsabläufen und sorge durch die Nutzung von elektronischen Zahlungsmöglichkeiten für eine Reduzierung von Zahlungsausfällen. „Monatlich gehen inzwischen mehrere Tausend Anträge online ein“, schreibt die Stadt.
Wo hakt es bei der Digitalisierung?
Die Stadt hinkt wie andere Kommunen, das Land und der Bund dem Zeitplan des Onlinezugangsgesetztes hinterher: Das Gesetz verpflichtet deutschlandweit Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Nach einer Berichtsvorlage der Verwaltung von Dezember 2022 seien bis Ende des Jahres im Serviceportal von Mönchengladbach allerdings nur 60 Prozent der für die Kommunen relevanten Verwaltungsleistungen abrufbar.
Immer wieder stehen nach Angaben der Stadt einer rein digitalen Verwaltungsarbeit „Schriftformerfordernisse“ entgegen, die ein papierloses Arbeiten bislang nicht zulassen. So gebe es in einigen Bereichen noch Vorgaben, die eine persönliche Vorsprache oder die Schriftform vorschreiben.
Nach der städtischen Übersicht über die Digitalisierungsstrategie sollen in den kommenden Monaten im Serviceportal unter anderem ein digitales Schülerticket oder eine digitale Einbürgerung eingeführt werden. „Wie bei jeder Art der Veränderung bringt auch die Digitalisierung eine zusätzliche Belastung für die Mitarbeitenden mit sich“, sagt Axel Küppers, Vorsitzender des Personalrats der Stadt. „Gleichzeitig haben wir wie viele Branchen mit dem Fachkräftemangel und einer dünnen Personaldecke zu kämpfen.“
Auf technischer Ebene habe es zudem Probleme mit der Verknüpfung verschiedener Programme gegeben, die in der Verwaltung nun zum Einsatz kommen. „Auch das ist aber bei Neuerungen normal und wird natürlich behoben“, sagt er. „Schon jetzt macht die Digitalisierung unsere Arbeit spürbar effizienter.“
