Zwar wird in vielen Kanzleien bereits mit digitalen Tools gearbeitet, aber dennoch sind die Grundlagen nicht immer richtig umgesetzt worden. Meist beschränkt man sich auf die Arbeit mit MS Office, während eine innovative Kanzleisoftware deutlich mehr Optimierungspotenzial mit sich bringen würde. So kann eine Vielzahl an Tools mit noch mehr Schnittstellen effizient gebündelt werden. Die Akten der Klienten sind mit nur wenigen Klicks immer zur Hand und alle Termine sind jederzeit einsehbar. Ohne eine einheitliche Software kann die Digitalisierung in der Kanzlei hingegen auch mehr Fluch als Segen sein. Mitarbeiter arbeiten dann trotz diverser digitaler Möglichkeiten nicht wirklich effizient und der Workload kann somit auch nicht reduziert werden. Werden viele verschiedene Tools genutzt, gibt es auch viele verschiedene Schnittstellen. Dabei kann es jedoch zu Übertragungsfehlern und Datenverlusten kommen. Die Mitarbeiter im Sekretariat müssen zudem in vielen verschiedenen Tools angelernt werden. Gerade für älteres Personal kann es aber schwierig sein, mit verschiedener Software zu arbeiten.

Noch vor wenigen Jahren erfolgte die Kommunikation in vielen Kanzleien entweder per E-Mail oder Telefon. Spätestens seit der Bewegung hin zum Homeoffice sehen sich viele Unternehmen aber gefordert, eine Alternative zu etablieren. Wenn Ihre Sekretärin von zu Hause aus arbeitet, braucht es digitale Tools, um effizient miteinander kommunizieren zu können. Muss ständig zum Handy gegriffen werden, erweist sich das durchaus als mühsam. Zudem fehlen oft wichtige Kontakte und die Antwort per Mail lässt dann auf sich warten. Eine Abhilfe schafft beispielsweise MS Teams, wo alle Mitarbeiter der Kanzlei an einem zentralen Ort miteinander kommunizieren können. Von der kurzen Nachricht per Chat zwischen Arbeitskollegen bis hin zum virtuellen Meeting mit den Rechtsanwälten ist so alles unkompliziert möglich. Damit im hybriden Arbeitsmodell auch das Teamgefüge aufrechterhalten bleibt, lassen sich für einzelne Abteilungen private Gruppenchats einrichten. Das bringt dann Kaffeeküchen-Vibes mit sich und die Mitarbeiter aus dem Sekretariat sind nicht dazu gezwungen, den ganzen Tag nur über berufliche Themen zu sprechen.

Sobald es mehrere Abteilungen in einer Kanzlei gibt, sollte für jedes Team ein eigener Projekt-Space zur Verfügung stellen. Über das Tool können dann Aufgaben delegiert, Innovationen vorangetrieben und wöchentliche To-dos verteilt werden. Gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen ist das besonders wichtig, damit Führungskräfte stets auf dem Laufenden bleiben. Die gute Nachricht für Sie als Unternehmer: Projektmanagementsoftware muss nicht teuer sein, wenn es keine unternehmensspezifische Lösung braucht. Diverse Online-Tools können sogar kostenlos genutzt werden und lassen sich binnen kürzester Zeit integrieren. Gerade in Kanzleien ist es jedoch wichtig, einen Blick auf den Datenschutz zu werfen. Nicht alle Tools sind DSGVO-konform, was in einer solch heiklen Branche schnell einmal zum Problem werden kann. Dennoch überwiegen die Vorteile von Projektmanagementsoftware, da beispielsweise auch teamübergreifend gearbeitet werden kann.

Viele Unternehmen versprechen sich eine digitale Revolution von KI-Tools, ohne dafür aber die Weichen gestellt zu haben. Eine künstliche Intelligenz ist nämlich nur dann sinnvoll, wenn sie richtig bedient und mit ausreichend Daten gefüttert wird. Wenn Sie als Chef von jetzt auf gleich ein Wunderwerk erwarten, wird schnell die Ernüchterung kommen. In erster Linie geht es bei den meisten Tools einmal darum, eine umfassende Datenbasis zur Verfügung zu stellen. Nur so lassen sich häufige Fehler durch die KI vermeiden. Zudem kommt es auch darauf an, wie gut die Tools am Ende eingesetzt werden. Schlechte Prompts führen in der Regel auch zu einem schlechten Output. Damit Ihre Mitarbeiter also richtig mit der KI umgehen können, braucht es eigene Schulungen. Hierbei sollte dann auch gleich darüber aufgeklärt werden, dass die KI am Ende keine Jobs wegnehmen soll. Vielmehr geht es meist darum, repetitive Aufgaben auszulagern und Mitarbeiter sinnvoll einzusetzen. Wenn Daten in der Kanzlei zum Beispiel automatisch ins System übernommen werden, haben Mitarbeiter mehr Zeit mit der Betreuung von Klienten.