Mithilfe spezialisierter Software können bestimmte Prozesse im Flottenmanagement verbessert und beschleunigt werden. Zu den bekanntesten Lösungen gehört die GPS-Ortungs-Software von Verizon Connect. Sie liefert Standortinformationen und andere Daten zur Fahrzeugflotte nahezu in Echtzeit. Dadurch ist es möglich, die Produktivität zu steigern und verborgene Kosten aufzudecken, aber auch die Sicherheit der Fahrer und anderen Verkehrsteilnehmer zu erhöhen.

So erhält der Fahrer über die Software wichtige Informationen und Warnhinweise direkt in der Fahrerkabine – zum Beispiel über den mechanischen Verschleiß des Fahrzeugs. Defekte können so schneller erkannt und Fahrzeuge aus dem Verkehr gezogen werden, bevor sie für den Fahrer und andere Verkehrsteilnehmer zum Risiko werden. Fahrtrouten können durch die Analyse der elektronischen Fahrtenbücher optimiert werden. Das ist nicht nur für den Fahrer weniger aufwendig, sondern verringert die gefahrenen Kilometer, reduziert Leerlaufzeiten und spart somit Kraftstoff ein.

In vielen Innenstädten wie Stuttgart, Hamburg oder Darmstadt herrscht bereits Fahrverbot für Dieselfahrzeuge – in anderen Städten ist die Umsetzung geplant, der Zeitpunkt aber noch offen. Viele Städte und Unternehmen planen nun die Umrüstung ihrer Fuhrparks auf Elektroautos und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Gleichzeitig fallen die Kosten auf lange Sicht deutlich geringer aus, wenn die Flotte wenigstens teilweise aus E-Fahrzeugen besteht.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, Fahrzeuge für ihren Fuhrpark zu mieten statt zu kaufen – in Deutschland bereits jedes zweite. So stellen die Unternehmen sicher, dass ihre Fuhrparks immer auf dem neuesten Stand sind. Gleichzeitig wird das Eigenkapital geschont; die Leasingraten sind zudem als Betriebsausgaben absetzbar.

Allerdings sind Unternehmen mit gekauften Fahrzeugen deutlich flexibler. Während Leasingverträge meist über mehrere Jahre laufen und eine vorzeitige Kündigung unnötig hohe Kosten produziert, können die eigenen Autos jederzeit verkauft werden – zum Beispiel, wenn die Belegschaft schrumpft. Auch ist es häufig nicht einfach, Spezialfahrzeuge wie Transporter, gegebenenfalls mit Sonderumbauten, zu erschwinglichen Leasingtarifen zu finden – ein Problem, das Unternehmen mit einem eigenen, auf den individuellen Bedarf zugeschnittenen Fuhrpark nicht haben.

Ob ein Unternehmen seinen Fuhrpark besser leasen oder kaufen sollte, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es ist wichtig, dass alle Vor- und Nachteile im Vorhinein genau betrachtet werden. Ein relativ junges Konzept, dass dabei helfen kann, Fuhrparks effizienter zu nutzen, ist Carsharing. Wer über eigene Fahrzeuge verfügt, kann damit laufende Kosten reduzieren, ohne auf Flexibilität zu verzichten; wer sich keinen eigenen Fuhrpark anschaffen kann oder möchte, hat mit Carsharing eine Alternative zum Leasing.