Philharmonie: Einladung aus dem Tal
Guest-One übernimmt Gäste-Management für Eröffnungskonzerte der Elbphilharmonie. Die Firma betreut auch Premieren in Hamburg.
Wuppertal. Für Oliver Maître ist die Eröffnung dieses Konzerthauses auch aus lokalpatriotischer Sicht etwas ganz Besonderes. „Für mich als gebürtiger Hamburger ist die Eröffnung der Elbphilharmonie natürlich ein großes Ereignis“, sagt der Geschäftsführer des Unternehmens Guest-One. Am 11. und 12. Januar wird das wegen der Kostenexplosion umstrittene Konzerthaus im Hamburger Hafen mit zwei Konzerten eröffnet. Guest-One spielt dabei eine wichtige Rolle: Das 2010 gegründete Unternehmen übernimmt für diesen Anlass die Gäste-Organisation und das Teilnehmer-Management.
Rund 4500 Besucher werden zu den Konzerten erwartet, für die Veranstaltungen gibt es keine Karten, sondern nur exklusive Einladungen. Hier kommen Maître, seine beiden Co-Geschäftsführer Marcel Schettler und Thomas Küfner sowie die weiteren etwa 20 fest angestellten Mitarbeiter ins Spiel: Sie kümmern sich im Auftrag der Hamburg Musik gGmbH um die Einladungen, organisieren die Verteilung der Sitzplätze sowie das Ticketing und den Empfang der Gäste vor den Konzerten. Die Gästeliste selbst kommt aber vom Veranstalter. „Das stellt uns der Kunde bereit“, sagt Co-Geschäftsführer Schettler.
Das Prozedere besteht aus mehreren Schritten. Zunächst versendet Guest-One an alle Gäste personalisierte und hochwertig gestaltete Einladungen, mit denen sich die Eingeladenen auf einer speziell für die Veranstaltung eingerichteten Webseite anmelden und angeben können, welche Veranstaltungen sie besuchen wollen. Anhand der Rückmeldungen kann der Veranstalter dann die Sitzordnung festlegen oder eben auch verändern.
Im Anschluss erhalten die Gäste eine Bestätigung inklusive eines E-Tickets. Bei der Veranstaltung selbst werden die Teilnehmer dann von Mitarbeitern von Guest-One und Hostessen empfangen. Und im Anschluss gibt es auch Bilder und Videos von der Veranstaltung, die sich die Besucher im Internet anschauen können.
Guest-One ist ein Zusammenschluss aus zwei vormals eigenständigen Unternehmen und setzt auf die Verbindung von IT-Dienstleister, Direktmarketing und Logistik. „Wir bieten ein Kaleidoskop von einzelnen Gewerken“, sagt Maître. Von der Einladung bis zum Empfang der Gäste übernehme Guest-One das gesamte Management. Mit diesem Angebot sei man einer der führenden Anbieter in Deutschland. Die Kunden kämen fast ausschließlich aus Deutschland und dem deutschsprachigen Ausland.
Mehr als 150 Projekte betreut das Unternehmen nach eigenen Angaben pro Jahr. Die Branchen, aus denen die Kunden stammen, sind ganz unterschiedlich: Neben Kulturveranstaltungen finden sich Messen, Firmenjubiläen, Konferenzen oder auch die Verabschiedung des damaligen Chefs der Europäischen Zentralbank, Jean-Claude Trichet, in der Referenzliste des Unternehmens. In Hamburg ist das Unternehmen regelmäßig aktiv, weil es die dortigen Musical-Premieren der Stage Entertainment GmbH betreut. Über die Organisation für das „Aladdin“-Musical kam denn auch der Kontakt mit der Hamburger Elbphilharmonie zustande.
Im Juni gab es die ersten Gespräche über eine Zusammenarbeit, seit Oktober wurde konkret an dem Projekt gearbeitet. Für Guest-One ist es ein Prestigevorhaben, von der zu betreuenden Gästezahl aber kein außergewöhnlich großes Projekt. Gleichwohl haben sich schon alle drei Geschäftsführer vorgenommen, bei den Eröffnungskonzerten am 11. und 12. Januar in der Hansestadt vor Ort zu sein.
Ein wichtiger Faktor bei der Kundenbetreuung ist nach Angaben von Maître auch die Einhaltung des finanziell vereinbarten Rahmens. Das sei gerade bei der Elbphilharmonie ein wichtiger Aspekt. „Da erwartet man jetzt nicht anderes als Perfektion von uns. Das spornt uns enorm an“, sagt Maître.
