„Wir freuen uns sehr, dass eine weitere Behörde diesen Weg der Digitalisierung geht und sich in unserer Stadt zukunftsweisend und nachhaltig aufstellt. Etwa 65 000 Akten werden noch in diesem Jahr von einem externen Dienstleister eingescannt und stehen dann an jedem Arbeitsplatz in der Ausländerbehörde digital zur Verfügung. Das ist wirklich ein Meilenstein“, erklärt Matthias Nocke, Dezernent für Soziales, Jugend, Schule und Integration.

Mit diesem Schritt werden die Zeiten von papiernen Akten in der Ausländerbehörde im Haus der Integration bald größtenteils vorbei sein. Eine Bundesförderung in Höhe von 1 037 605 Euro macht die Umsetzung des umfangreichen Projektes möglich. Bei der Projektplanung und -durchführung wird das Ressort Zuwanderung und Integration durch den Geschäftsbereich Personal, Digitalisierung und Wirtschaft unterstützt.

„Die Logistik, die hinter einem solchen Projekt steckt, ist immens. Das Scannen der Akten mit allen Sicherheitsanforderungen und einem eng getakteten Zeitplan, weil die Akten ja ständig gebraucht werden, ist da nur ein Aspekt. Alle Prozesse müssen in dem Zuge auf den Prüfstand und in optimierten, digitalen Workflows abgebildet werden. Von zentraler Bedeutung ist aber eine flächendeckende, intensive Schulung der Beschäftigten, die sich in den neuen Prozessen und Werkzeugen dann auch zurechtfinden müssen. Das alles in einem so engen Zeitrahmen ist ein Kraftakt für alle Beteiligten“, so Sandra Zeh, die verantwortliche Dezernentin.

„Durch dieses Digitalisierungsprojekt werden wir in der Ausländerbehörde viele strukturelle Probleme lösen können“, sagt Suna Lenz, Leiterin des Ressorts Zuwanderung und Integration. „Einerseits werden wir endlich nahezu papierlos. Diesen Schritt zu gehen, auch in Richtung Nachhaltigkeit, das wünschen sich vor allem unsere jüngeren Mitarbeitenden dringend. Damit werden wir zu einem attraktiven Arbeitgeber. Andererseits werden wir viel effizienter arbeiten können, vor allem auch im Sinne unserer Klientinnen und Klienten.“

Seit Ende des vergangenen Jahres der Zuwendungsbescheid über die Bundesmittel kam, laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren. Denn die Fördermittel müssen bis Ende 2024 ausgegeben werden – sonst müssen sie zurückerstattet werden. In der Ausländerbehörde ist damit der Druck, der auf den Mitarbeitenden lastet, hoch. Die Akten, die peu à peu abgeholt und eingescannt werden– rund 10 000 pro Monat, also etwa 2 500 pro Woche – müssen bereinigt, gelabelt und verpackt werden. Das geschieht zwar mit personeller Unterstützung aber während des normalen Betriebes. In der vergangenen Woche wurden die ersten 4 800 Akten abgeholt.

Workflows für den Posteingang und die zukünftige Bearbeitung von Fallakten müssen entwickelt und die Mitarbeitenden für die anschließende Arbeit mit der digitalen Akte geschult werden. „Wir freuen uns, dass wir diesen wichtigen, fast historischen Schritt mitplanen und mitbegleiten dürfen“, so Franziska Georg und Tim Heinbach, die die Projektabwicklung operativ im Haus umsetzen. „Durch die Digitalisierung werden mittelfristig Kapazitäten freigesetzt, die uns jetzt an vielen Stellen fehlen.“

Engpässe wird es im Haus der Integration noch eine Weile geben, aber für Mitte 2025 rechnet Suna Lenz mit einer positiven Veränderung für alle Betroffenen. „Im Augenblick ist die Belastung im Haus sehr hoch“, erklärt sie. „Aber wir möchten gewährleisten, dass die Prozesse in der Ausländerbehörde bald einheitlich, effizienter und schneller werden. So wird es uns gelingen, die Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden deutlich zu verbessern, indem die Arbeitsplätze modern und flexibler werden. Unter den derzeitig verschärften Bedingungen des Fachkräftemangels wird die Ausländerbehörde ein attraktiver Arbeitgeber für neue Mitarbeitende.“