Ratgeber Best Practices: Effektive Business Cases erstellen
Ein Business Case ist ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Geschäftswelt. Es hilft, rationale und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, indem es den Nutzen und die Kosten eines Projekts oder einer Investition abwägt.
Für viele Unternehmen ist der Business Case der entscheidende Faktor bei der Projektbewertung und dient als Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung.
Was ist ein Business Case?
Bei einem Business Case handelt es sich um ein Dokument, das sich mit der wirtschaftlichen Begründung eines Projekts oder einer Investition beschäftigt. Ziel eines Business Cases ist es, herauszufinden, ob sich das Vorhaben lohnt und welchen finanziellen und strategischen Nutzen es für das Unternehmen bietet. Hierfür enthält das Dokument eine detaillierte Analyse der Vorteile, Kosten und Risiken sowie der erforderlichen Ressourcen und des Zeitrahmen des Projekts. Auf Basis dieser Informationen sind die Verantwortlichen in der Lage, die potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen zu bewerten und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Typische Szenarien für die Erstellung eines Business Cases sind die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen, Investitionen in Technologien, Fusionen beziehungsweise Übernahmen oder die Umsetzung strategischer Initiativen.
Aufbau des Business Case – kein Standard vorgegeben
Die Struktur eines Business Cases ist nicht standardisiert und es gibt keinen festen Aufbau, der eingehalten werden muss. Allerdings gibt es gewisse Elemente, die in nahezu jedem Business Case zu finden sind. Ein typischer Aufbau umfasst die folgenden Elemente:
- Executive Summary: Diese Einleitung fasst die wichtigsten Punkte des Business Cases kurz zusammen. Sie sollte den Leser sofort in das Thema einführen und die wichtigsten Fragen beantworten: Was wird vorgeschlagen, warum ist es wichtig und welche Vorteile sind zu erwarten?
- Problemdefinition: Hier wird die Herausforderung beschrieben, die durch das vorgeschlagene Projekt gelöst werden soll. Diese Analyse sollte klar und präzise sein, um die Relevanz des Projekts zu verdeutlichen.
- Lösungsansatz: In diesem Abschnitt wird der vorgeschlagene Lösungsweg detailliert beschrieben. Es ist wichtig, hier alle relevanten Informationen bereitzustellen, einschließlich der geplanten Schritte, der benötigten Ressourcen und der erwarteten Ergebnisse.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Die Kosten-Nutzen-Analyse ist der Kern eines Business Cases. Sie vergleicht die voraussichtlichen Kosten des Projekts mit den erwarteten Vorteilen. Dies sollte so konkret wie möglich geschehen und eine realistische Einschätzung der finanziellen Auswirkungen bieten.
- Risikoanalyse: Jedes Projekt birgt Risiken und diese sollten im Business Case klar identifiziert werden. Es ist auch wichtig, Strategien zur Risikominderung aufzuzeigen.
- Empfehlung: Zum Abschluss sollte eine klare Empfehlung gegeben werden, ob das Projekt umgesetzt werden sollte oder nicht.
Tipps zur Erstellung überzeugender Business Cases
Um einen Business Case zu erstellen, der die Entscheidungsträger überzeugt, sollten grundlegende Prinzipien beachtet werden:
- Datenbasierte Argumentation: Ein Business Case muss auf fundierten Daten und Analysen basieren. Qualitative Aussagen ohne Belege wirken nicht überzeugend. Durch die Nutzung von Marktdaten, historischen Geschäftszahlen und Prognosen wird die Argumentation gestützt.
- Klare Sprache: Der Business Case sollte klar und verständlich geschrieben sein. Überflüssige Fachbegriffe und komplizierte Ausdrücke sollten vermieden werden, denn die Entscheidungsträger sind unter Umständen keine Experten auf dem Gebiet des vorgeschlagenen Projekts.
- Visualisierungen nutzen: Diagramme, Tabellen und Grafiken helfen dabei, komplexe Informationen verständlich darzustellen. Dies erleichtert es dem Leser, wichtige Daten schnell zu erfassen und sich auf die entscheidenden Punkte zu konzentrieren.
- Realistische Annahmen treffen: Unrealistische Annahmen können die Glaubwürdigkeit des gesamten Business Cases untergraben. Es ist wichtig, dass die Schätzungen für Kosten, Nutzen und Zeithorizonte realistisch und auf nachvollziehbaren Grundlagen basieren.
- Stakeholder einbeziehen: Die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Business Case unterstützt wird. Durch Interviews, Workshops oder Umfragen können wichtige Informationen und Perspektiven gesammelt werden, die im Business Case berücksichtigt werden sollten.
Vorteile von Business Case Vorlagen
Die Verwendung einer Business Case Vorlage vereinfacht den Erstellungsprozess erheblich. Das Template bietet eine vorgefertigte Struktur und spart dadurch wertvolle Zeit. Die Ersteller können sich direkt auf den Inhalt konzentrieren, ohne vorab die Grundstruktur ausarbeiten zu müssen. Zudem stellt die Gliederung sicher, dass alle relevanten Punkte behandelt werden.
Gerade in größeren Unternehmen ist es wichtig, dass alle Business Cases nach denselben Standards erstellt werden. Dies erleichtert den Vergleich und die Bewertung verschiedener Projekte. Der Einsatz von Business Case Templates hilft zudem typische Fehler bei der Erstellung zu vermeiden und trägt auf diese Weise zur Qualitätssicherung bei.
Häufige Fehler: Darauf sollte geachtet werden
Trotz guter Vorbereitung können bei der Erstellung eines Business Case Fehler auftreten, die die Erfolgsaussichten verringern. Hier eine Übersicht häufiger Fehler und wie sie in der Praxis vermieden werden:
- Unklare Zielsetzung: Ein häufiger Fehler ist, dass die Ziele des Projekts nicht klar definiert sind. Es ist entscheidend, dass der Business Case eine klare und messbare Zielsetzung enthält, die den Erfolg des Projekts bewertet.
- Fehlende oder falsche Daten: Ungenaue oder unvollständige Daten können den gesamten Business Case entkräften. Daher ist es wichtig, dass alle Daten überprüft und durch zuverlässige Quellen gestützt werden.
- Überoptimistische Prognosen: Ein weiteres häufiges Problem sind übermäßig optimistische Schätzungen bezüglich der Kosten und des Nutzens. Es ist ratsam, konservative Annahmen zu treffen und Puffer für unerwartete Entwicklungen einzuplanen.
Unzureichende Risikobetrachtung: Jedes Projekt birgt Risiken und es ist ein häufiger Fehler, diese nicht angemessen zu berücksichtigen. Die Risikoanalyse sollte ein integraler Bestandteil des Business Cases sein und konkrete Maßnahmen zur Risikominderung vorschlagen.
