Wie bei Hempels auf dem Schreibtisch - Ordnung für Büro-Messies
Berlin (dpa/tmn) - Aktenberge und Notizzettel-Meere: Auf manchem Büroschreibtisch regiert das Chaos. Beim Chef hinterlässt ein vermüllter Arbeitsplatz einen schlechten Eindruck. Dabei ist Ordnung halten gar nicht schwer.
Es braucht nur ein Handy mit Stoppuhr-Funktion.
Die Akten türmen sich, die Ablage quillt über, dazwischen stehen Urlaubsbilder oder benutzte Kaffeetassen vom Vortag - auf manchen Schreibtischen herrscht das reine Chaos. Ein unordentlicher Arbeitsplatz mag kein Weltuntergang sein. Doch viele Chefs schließen vom Schreibtisch auf den Mitarbeiter. „Die Mitmenschen vermuten nicht nur, dass der Schreibtischbenutzer unordentlich ist“, sagt die Psychotherapeutin Sabine Deitschun. Die Arbeitnehmer wirkten auch unstrukturiert oder sogar überfordert. „Das Vertrauen in die Arbeit des Mitarbeiters sinkt.“ Doch wie können Schreibtisch-Chaoten ihren Arbeitsplatz in Ordnung halten?
Die Zauberformel ist, jeden Tag ein bisschen für die Ordnung zu tun. „Viele Menschen schaffen in einer Hauruck-Aktion Ordnung“, sagt Angelika Stein, Trainerin für Selbstmanagement. Das halte dann aber nur eine kurze Zeit. Besser sei, ganz klein anzufangen und am Anfang erst einmal jeden Abend die Akten wieder einzuräumen und Kaffeetassen in die Spülmaschine zu stellen. „Man sollte sich am Ende des Tages ein kleines Ritual schaffen“, legt Stein chaotischen Arbeitnehmern nahe. Sie empfiehlt, dafür das Handy zu nutzen. „Stellen Sie den Timer in Ihrem Smartphone auf zehn Minuten“, sagt sie. Dann sollten Mitarbeiter versuchen, in dieser Zeit so viele Dinge wie möglich wegzuräumen. In zehn Minuten schaffe man in der Regel unglaublich viel. Irgendwann funktionierten die Handgriffe am Abend wie im Autopiloten. „Das ist wie Zähneputzen. Dazu muss man sich ja auch nicht dauernd überwinden“, so Stein.
Ein komplett leerer Schreibtisch müsse gar nicht das Ziel sein. „Manche brauchen bestimmte Dinge auf ihrem Arbeitsplatz als Inspirationsquelle“, so Stein. Das kann etwa ein Talisman oder ein Foto sein. Dann wäre es sogar schädlich, wenn der Schreibtisch leer wäre. Doch eine Entschuldigung, wahllos Dinge auf dem Tisch zu horten, ist das nicht. „Alles, was ich täglich nutze, kann ich auf dem Schreibtisch lassen“, empfiehlt sie. Mit Ausnahme der Inspirationsquellen sollte alles andere ins Regal wandern.
Um die Unterlagen in der Ablage zu verwalten, sollten für eine bessere Übersicht Mappen angelegt werden. Am besten legt der Nutzer in eine Mappe nur jeweils die Dokumente eines Vorgangs oder eines Themas ab. Das kann zum Beispiel „Projekt XY“ sein oder „Protokolle“. Die Mappen stehen idealerweise zusammen in einer Aufbewahrungsbox. „Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist und ins Archiv kann, wird einfach die Mappe mit dem gesamten Vorgang umgelagert und weggeheftet“, erklärt Susanne Roth, Ratgeber-Autorin zum Thema. So würden am Schreibtisch wirklich nur aktuelle Dokumente aufbewahrt.
Doch diese Grundsätze und Routinen sind nur Hilfen, um Ordnung zu schaffen. Um dauerhaft einen sauberen Schreibtisch zu haben, muss es Arbeitnehmern gelingen, auch Ordnung in ihre Gedanken zu bringen. Denn äußere Klarheit setzt in der Regel innere Klarheit voraus. „Täglich wirkt im Büro durch das Internet und über das Telefon ein Wust an Informationen auf uns ein“, erklärt Stein. Um dabei den Überblick zu behalten, helfen am besten To-Do-Listen.
Außerdem sollten Arbeitnehmer es sich zur Regel machen, nicht jedes Dokument oder jede Information aus dem Internet auszudrucken. „Machen Sie den Test und suchen Sie die Information, die Sie sich ausgedruckt haben, über eine Suchmaschine“, rät Roth. „Mit großer Wahrscheinlichkeit hält das Internet die gleichen Informationen bereit wie das bedruckte Papier.“ Werden die Links zu den Internetseiten auf dem Desktop in Ordnern gespeichert, werden die Ausdrucke überflüssig. So können einige Papierstapel auf dem Schreibtisch von vorneherein verhindert werden.
Doch trotz geordneter Gedanken und verlinkter Informationen sammeln sich auf dem Schreibtisch dennoch immer wieder neue Kleinigkeiten an. An einem Tag im Monat sollte deshalb überprüft werden, ob das eigene System noch in Takt ist. Sind wirklich nur wichtige Gegenstände auf meinem Schreibtisch? Kann ich ein paar Mappen archivieren? Was kann gleich im Papierkorb landen? Für diese Tage sollte man anschließend eine Belohnung einplanen. „Wenn Sie an einem bestimmten Tag der Woche alles durchgehen, können Sie danach Ihr Lieblingsessen zu sich nehmen oder mit Freunden ins Kino gehen“, empfiehlt Psychotherapeutin Sabine Deitschun. So werde das Aufräumen auf Dauer mit einem positiven Gefühl verknüpft.
