Bankbelege: Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?
Düsseldorf. Platzt der Ordner mit den Kontoauszügen aus allen Nähten, ist es Zeit zum Ausmisten. Doch welche Belege darf man wegwerfen und welche noch nicht? Von Zeit zu Zeit ist ein Frühjahrsputz in den privaten Archivordnern fällig.
Neben den Steuerdokumenten blähen vor allem zahllose Bankbelege die Ordner auf.
Viele Papiere können Bankkunden mühelos entsorgen, andere sollte man nicht so vorschnell in den Papierkorb werfen. Grundsätzlich gilt: Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist greift für Privatleute nur in Ausnahmefällen. Häufig sind eher steuerliche Gründe für die Aufbewahrungspflicht ausschlaggebend.
„Auftraggeber müssen zum Beispiel Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude bis zu zwei Jahre lang dem Finanzamt vorlegen können“, sagt Alexander Baumgart, Pressesprecher bei der ING-Diba.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen. Hintergrund: Das Finanzamt möchte im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Baumgart verweist auf eine Besonderheit bei Kontoauszügen: „Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren.“
Doch auch für Verbraucher mit niedrigeren Einkünften kann es sinnvoll sein, die Bankbelege einige Jahre lang aufzuheben. Vor allem bei größeren Anschaffungen oder Investitionen können sie mithilfe des Kontoauszugs zweifelsfrei belegen, dass eine Zahlung auch tatsächlich geleistet wurde.
Orientierung für die notwendige Aufbewahrungsdauer bietet die gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist. Sie beginnt mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres und beträgt grundsätzlich drei Jahre. Bei Arbeiten von Handwerkern könne aber auch eine entsprechend längere Archivierung ratsam sein, da sich die Gewährleistungsfrist auf fünf Jahre beläuft.
Immer mehr Bankkunden ziehen elektronische Kontoauszüge via Download der papiergebundenen Form vor. Stellt sich die Frage, ob die digitalen Belege im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu bereits im März 2006 eine klare Anweisung erteilt: Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Nur buchführungspflichtige Unternehmen müssen auch weiterhin Papierauszüge als Nachweisquelle vorhalten.
Tipp: Viele Direktbanken bieten ein Online-Postfach an, in dem man elektronische Kontoauszüge drei Jahre aufbewahren kann. Wer die Belege länger archivieren will, sollte die Auszugs-Dateien auf den eigenen Computer herunterladen und regelmäßig eine Sicherungskopie auf einem separaten Speichermedium wie etwa einer externen Festplatte oder einem USB-Stick anfertigen.
