In vielen Fällen kümmert sich der Reisende selbst um den organisatorischen Teil der Geschäftsreise. In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte gezeigt, über die man Bescheid wissen sollte. Von der Buchung über die notwendigen Dokumente bis hin zur geschäftlichen Zielsetzung der Reise sollte man alles im Blick haben. Wer geschickt plant, kann sich auf eine reibungslose Geschäftsreise freuen.

Die Begriffe Geschäftsreise und Dienstreise beschreiben im Grunde dasselbe Konzept: Es geht um eine Reise, die man zur Ausübung des Berufes an einem auswärtigen Ort macht. Wenn man also nicht am üblichen Arbeitsort arbeitet und eine gewisse Entfernung zurücklegen muss, begibt man sich auf eine Geschäftsreise.

Doch nicht jede Anreise ist automatisch eine Geschäftsreise. Wer ausnahmsweise einen anderen Arbeitsort aufsuchen muss, der aber in nächster Nähe liegt, dann gilt das als Dienstgang, nicht als Geschäftsreise. Ebenso ist der normale Arbeitsweg keine Dienstreise, auch wenn er sehr lang ist. Für die Anreise zum regulären Arbeitsplatz ist man selbst verantwortlich. Immerhin kann man hier bei der Steuererklärung die Pendlerpauschale geltend machen.

Aber wie wird die Arbeitszeit auf einer Geschäftsreise abgerechnet? Und was zahlt der Arbeitgeber bei einer Dienstreise?

Eine Dienstreise beginnt offiziell, sobald der Arbeitnehmer sich auf den Weg zum auswärtigen Arbeitsort macht. Der Startpunkt kann entweder das eigene Zuhause oder der übliche Arbeitsplatz sein. Erst wenn er wieder am regulären Standort oder daheim ankommt, ist die Geschäftsreise abgeschlossen.

Allerdings sind viele Details rund um Geschäftsreisen vom Gesetzgeber nicht klar festgelegt. Die Regelungen unterscheiden sich also von Arbeitgeber zu Arbeitgeber. Es lohnt sich, Unklarheiten frühzeitig zu erfragen.

In den meisten Unternehmen gibt es definierte Regeln, die jederzeit einsehbar sind. Besonders wichtig ist die Anrechnung der Reisezeit als Arbeitszeit und die Übernahme der Fahrtkosten sowie anderer Kosten, die während des Aufenthalts entstehen können.

Früher war die Organisation von Geschäftsreisen die Aufgabe von Sekretärinnen und Assistenten. In manchen Fällen kümmert sich immer noch der Arbeitgeber um diesen Aufwand, sodass sich die Reisenden voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Das ist aber nicht immer der Fall.

Immer häufiger werden die Buchung und Planung einer der mitreisenden Personen zugeteilt. Das ist ein zusätzlicher Aufwand, der einkalkuliert werden muss. Es kann aber auch Vorteile haben, wenn man selbst eine eigene Geschäftsreise plant. So kann man den Ablauf besser an die eigenen Vorlieben anpassen.

Eine gelungene Geschäftsreise hängt davon ab, wie gut man sie vorbereitet. Aus geschäftlicher Perspektive gibt es immer einen Grund und ein Ziel bei einer Geschäftsreise. Diese müssen klar definiert werden, bevor es losgeht. Daran orientieren sich verschiedene Aspekte der Buchung und der tägliche Ablauf während des Aufenthalts.

Während der Reise müssen im heimischen Betrieb die Arbeitsabläufe auf die Abwesenheit der Reisenden angepasst werden. Je früher man hier plant, desto weniger greift die Geschäftsreise in das tägliche Geschäft ein. Mit einer klaren Zielsetzung stellt man auch sicher, dass die Mitarbeiter mit den benötigten Kompetenzen auf die Reise geschickt werden. Dann bleibt nur noch die Planung der Reise selbst.

Selbst erfahrene Mitarbeiter unterschätzen manchmal, wie aufwändig die Planung einer Geschäftsreise sein kann. Wer bestimmte Buchungen zu lange aufschiebt, verursacht am Ende nur unnötigen Stress für sich selbst. Stattdessen sollte man einen klaren Überblick über die Dinge machen, die für die Reise benötigt werden. Dazu gehören neben der Unterkunft auch Transportmittel, Versicherungen und alle wichtigen geschäftlichen Unterlagen.

Genau wie bei einer privaten Reise lohnt es sich, so früh wie möglich mit der Buchung zu beginnen. Je eher man damit anfängt, desto größer ist die Auswahl an Hotels und Apartments. So kann man eine gute Lage wählen und die Anfahrt zum Arbeitsort minimieren. Auf diese Weise kann man sich auch frühzeitig um einen Mietwagen oder Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel kümmern.

Bei längeren Geschäftsreisen mit dem Zug oder Flugzeug kann man bessere Verbindungen zu günstigen Preisen ergattern, wenn man rechtzeitig bucht. Damit man keinen dieser Schritte vergisst, sollte man am besten mit einer Checkliste arbeiten.

Damit man nicht auf halber Strecke bemerkt, dass man etwas Wichtiges zuhause vergessen hat, sollte man nicht einfach drauflos packen. Besser klappt es mit einer Liste und ein wenig Selbstorganisation. In den Koffer gehören als erstes die persönlichen Dinge, wie Kleidung, der Kulturbeutel und sowie Gegenstände, auf die man nicht verzichten kann. Als Nächstes packt man alle beruflichen Dinge ein, die man braucht. Für Papiere, den Laptop und andere Geräte oder Werkzeuge, die für die Arbeit nötig sind, ist ein großer Teil des Gepäcks reserviert. Hier ist es wichtig, auch an sämtliche Kabel und Speichermedien zu denken, die man gerne übersieht.

Wenn die Geschäftsreise ins Ausland führt, gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Für Länder außerhalb der EU können ein gültiger Reisepass und ein Visum nötig sein. Wer im Ausland ein Fahrzeug mieten will, darf seinen Führerschein nicht vergessen. Ebenso sind zusätzliche Reiseversicherungen für die Personen und das Gepäck empfehlenswert.

Im Ausland ist es üblich, mit einer Kreditkarte zu bezahlen. Der Arbeitnehmer stellt im Normalfall eine Firmenkarte zur Verfügung. Trotzdem schadet es nicht, auch ein wenig Bargeld dabei zu haben. Innerhalb der Euro-Zone ist das kein Problem, doch bei Reisen außerhalb muss man sich die passende Währung besorgen. Damit später bei der Abrechnung keine Unklarheiten entstehen, muss man alle Belege aufbewahren.